Ρουτίνας - μια νέα ματιά στην διαχείριση εργασιών
Παραγωγικότητα / / December 23, 2019
Από τον συγγραφέα:
Ένας από τους τακτικούς αναγνώστες μας, James Zhukovsky, ανέπτυξε το δικό της σύστημα διαχείρισης εργασιών και τις προτεραιότητες που ονομάζεται «ρουτίνα». Πριν από λίγο καιρό, όταν μίλησα για το σύστημα διαχείρισης το έργο μου, Ιακώβ πρόσφερε για να το διαβάσετε βιβλίο και να συζητήσουν την προτεινόμενη μεθοδολογία. Υποσχέθηκα ότι θα το κάνει, και, φυσικά, υπόσχονται. Μιλήσαμε με τον Ιακώβ και αποφάσισε να μοιραστεί με τις καθιερωμένες μεθοδολογία Lifehacker αναγνώστες. Αμέσως εξέφρασαν τη γνώμη τους - η τεχνική είναι ενδιαφέρον, υπάρχουν πολλά ορθολογική δημητριακά, αν και τα ζητήματα αρκετά. Αλλά όταν δεν υπάρχουν; Ο καθένας που ενδιαφέρεται για τα καθήκοντα διαχείρισης - θα το συνιστούσα ανεπιφύλακτα να εξοικειωθούν. Το βιβλίο του James I και άρεσε πολύ. Αυτό δεν είναι μια επαγγελματική έκδοση. Είναι ακριβώς η ιστορία της δημιουργίας και της χρήσης που αναπτύχθηκε από το σύστημα Yakov. Το βιβλίο δεν είναι μεγάλη γι 'αυτό προτείνουμε να της διαθέσουν μια ώρα για να διαβάσετε. Έτσι - μια νέα προοπτική για τη διαχείριση των εργασιών. Σύστημα «ρουτίνα».
Ποιος μπορεί να ωφεληθεί από αυτό το σύστημα;
- Για όλους που κάνει λίστες.
- Ο καθένας που βιώνει μια κατά προτεραιότητα το θέμα.
Πώς το έκανε αυτό το σύστημα;
Συνειδητοποίησα ότι χρειαζόμουν ένα σύστημα που θα μπορούσε να βοηθήσει τον εξορθολογισμό της ατελείωτη ροή των υποθέσεων και των σχεδίων, και θα πρέπει να είναι:
- αρκετά απλό
- ευέλικτο αρκετά
- Δεν απαιτεί πολλή προσπάθεια
- Βοηθά να δοθεί προτεραιότητα γρήγορα
Γι 'αυτό ήταν αναγκαίο να ξαναδιαβάσει πολλά βιβλία σχετικά με τη διαχείριση του χρόνου. Σε αυτά βρήκα κατανοητό, σαφή απάντηση στο ερώτημα «πώς να θέσει τις προτεραιότητές μας;». Όμως, με βάση την ιδέα, η οποία σταδιακά εξελίχθηκε σε μια μεθοδολογία Γεννήθηκα στις πληροφορίες που λαμβάνουν. Η Καλώ μεθοδολογία «ρουτίνας»
Μόλις παρατήρησα ένα κομμάτι χαρτί, με ένα σχέδιο για την εβδομάδα. Φύλλο είχε παραταχθεί με πολλές στήλες. Η πρώτη στήλη ─ καταστάσεις κρίσηςΣτο δεύτερο ─ ρουτίναΣτο τρίτο ─ μέλλον ρουτίνας και στην τέταρτη ─ ιδέες. Αργότερα προστέθηκαν στον κατάλογο ένα άλλο τμήμα ─ στόχοι.
Άρχισα να σκέφτομαι γιατί ήταν τέτοια κατεύθυνση; Και συνειδητοποίησα - ώστε να μπορώ να κάνω μια γρήγορη επισκόπηση των σχεδίων. Ήμουν σε θέση να δει καθαρά τι είναι απαραίτητο για να συμμετάσχουν σε αυτό και πραγματικά απαραίτητο. Στη συνέχεια, ξημέρωσε για μένα. Μετά από όλα, είναι οι ίδιες προτεραιότητες!
Ποια είναι η ρουτίνα
Προβληματισμός σχετικά με τη ρουτίνα, συνειδητοποίησα ότι, κατά κανόνα, τα καθήκοντα έχουν το δικό τους χρονικό διάστημα, πράγμα που σημαίνει ότι μπορεί να εξελιχθεί σε ένα πρόβλημα. Κατέστη σαφές ότι είναι σημαντικό να έχουμε μια λίστα επερχόμενα έργαΓια να βάλετε το χρόνο τους σε ρουτίναέργα και έτσι να τους αποτρέψει από το να πάρει το προβλήματα.
Ελαφρώς αλλαγή του ονόματος, έλαβα τις παρακάτω ενότητες:
- Προβλήματα.
- Ρουτίνας. (Ο κατάλογος των έργων και εργασιών)
- Τα επερχόμενα έργα.
- Στόχοι.
- Ιδέες.
Άρχισα να σκέφτομαι το χρονικό πλαίσιο αυτών των τμημάτων. Για παράδειγμα, αν είναι ένα πρόβλημα, πόσο χρόνο θα πρέπει να δαπανηθεί για αυτό, μόλις έχω την ολοκλήρωση μιας εργασίας ή έργου; Έτσι, στο εξής χρονοδιάγραμμα:
- ─ πρόβλημα είναι ότι supersrochno ανάγκη να κάνουμε σήμερα, τώρα. Σε μια ακραία περίπτωση, αύριο.
- ─ ρουτίνας που πρέπει να γίνει σήμερα ή αύριο, σε γενικές γραμμές, αυτή την εβδομάδα.
- φάσμα των επερχόμενων έργων ─ μπορεί να είναι πολύ μεγάλη. Όμως, κατά κανόνα, κάτι που θα συμβεί αυτό ή τον επόμενο μήνα.
- Γκολ μπορεί να είναι αυτό το έτος ή σε γενικές γραμμές δεν μπορεί να είναι.
- Ιδέες μπορεί να είναι ή να μην είναι καθόλου.
Για παράδειγμα, θα λάβετε ένα νομοσχέδιο για το κόστος της ηλεκτρικής ενέργειας. Έχετε έναν ακόμη μήνα πριν να έρθει «κόκκινο» νομοσχέδιο. Έτσι, ενώ μπορείτε να το βάλετε στη λίστα προσεγγίζουν τα έργα. Μετά από μια-δυο εβδομάδες θα χρειαστεί να το μετακινήσετε στη λίστα έργα. Αλλά αν δεν το κάνετε αυτό στο χρόνο, το σκορ σου θα πάρει ηλεκτρικής ενέργειας στη λίστα προβλήματα.
Το χρονικό πλαίσιο μπορεί πάντα να αλλάξει από τον εαυτό σας, αυτό είναι για κάποιον να εντοπίσει το πρόβλημα μπορεί να κυμαίνεται από μία ώρα έως μία εβδομάδα. Τα πάντα θα εξαρτηθούν από το ρυθμό και την ένταση της ζωής, καθώς και σε συγκεκριμένες καταστάσεις.
Έτσι, τα γεγονότα στο ημερολόγιό σας, επερχόμενη έργα, κατάλογος των έργων και μια λίστα με όλα τα προβλήματα που αυτό είναι μια ρουτίνα!
Αυτό είναι το μόνο που απαιτεί δράση τώρα ή στο εγγύς μέλλον και, σε περίπτωση μη εκπλήρωσης συνεπάγεται αρνητικές συνέπειες. Για παράδειγμα, μπορείτε να αγνοείται το λογαριασμό σας για την ηλεκτρική ενέργεια, και τότε θα πρέπει να πληρώσει πρόστιμο του +, στην καλύτερη περίπτωση. Και αν κλείσει το ηλεκτρικό ρεύμα;
συμπεράσματα:
- ρουτίνα έργα Αυτά είναι τα έργα που έχουν αντίκτυπο αρνητικό αν δεν αποδίδουν.
- Ιδέες και στόχους, κατά κανόνα, δεν οδηγούν σε αρνητικές συνέπειες και, για αυτό, δεν είναι μέρος της ρουτίνας.
Για παράδειγμα - που ήρθε με την ιδέα να πληρώσει τον λογαριασμό για την ηλεκτρική ενέργεια μέσω του Διαδικτύου. Αλλά μετά από πολλές ώρες στον υπολογιστή, θα αρχίσουν να συνειδητοποιούν ότι δεν είναι δυνατόν να γίνει. Έτσι δεν έχετε πληρώσει το λογαριασμό και χαμένο χρόνο.
Γι 'αυτό είναι τόσο σημαντικό να μάθουν να διαχωρίσει τις ιδέες και τους στόχους των συνήθων καθηκόντων και έργων.
Ταξινόμηση καθήκοντα και σχέδια
Το σχήμα δείχνει πώς μπορώ να ταξινομήσω τα εισερχόμενα μου. Κανονικά, διαλογή μου διαρκεί 15 λεπτά. Μερικές φορές, δεν ταιριάζει στο σύστημα για εβδομάδες, και μερικές φορές δουλεύω με αυτό κάθε μέρα. Πολύ έμπειρα συμπεριλαμβάνεται κάθε μέρα, αλλά δεν είναι απαραίτητο - το κύριο πράγμα που τα έργα σας δεν μετατραπεί σε ένα πρόβλημα.
Όλοι οι κοινόχρηστοι φάκελοι:
- ημερολόγιο
- αρχείο
- ιδέες
- στόχοι
- επερχόμενα έργα
- έργα
- προβλήματα
Υπάρχουν επτά τομείς όπου υπάρχουν τα καθήκοντα και τα έργα μας. Δεν τίθεται «γιατρός επίσκεψη» στα έργα. Αν έχω μια ημερομηνία και ώρα, και για μένα θα έρθει μόνο κατά τη στιγμή που αυτό το συμβάν που μόλις zanoshu ημερολόγιο.
Έτσι, έχουμε τις λίστες: προβλήματα, έργα, πλησιάζειέργα + Ημερολόγιο, αυτή είναι η ρουτίνα σας. Ξεχωρίστε τις λίστες ιδέες και στόχοιΑς δούμε γιατί;
Εργασία με λίστες ιδέες και τους στόχους
Πώς μπορώ να αναγνωρίσω ότι μπροστά μου ιδέα ή γκολ? Απλά αναρωτιέμαι, «Τι θα συμβεί αν δεν το κάνετε, ποτέ;» Και αν η απάντηση είναι «Τίποτα», μπορώ με σιγουριά να στείλετε αυτό το έργο στη λίστα ιδέες.
Βοηθά:
- Μην κατεβάσετε τις λίστες
- Μην τοποθετείτε το μυαλό σας
Τώρα κοιτάξτε την εικόνα με τις ιδέες και τους στόχους
Η ιδέα μπορεί να αναπτυχθεί σε γκολΚαι ως στόχο να μπει σε καταλόγους των έργων. Πώς λειτουργεί και τι χρειάζεται;
Οι Στόχοι ιδέα
Για την ιδέα να χτυπήσει τους στόχους είναι πολύ σημαντικό να κατανοήσουμε τις αξίες και τις αρχές τους.
Πρέπει να καταλάβουμε γιατί το χρειάζεστε. Έτσι, θα πρέπει να ρωτήσετε τον εαυτό σας όσο το δυνατόν περισσότερες ερωτήσεις. Αυτά μπορεί να είναι ερωτήσεις από ένα τέτοιο σχέδιο, όπως:
- Θα μπορούσε αυτό να επηρεάσει θετικά την καθημερινή ρουτίνα μου;
- Μπορεί να κάνει πιο ελεύθερο;
- Μπορεί να μου κάνει πιο ευτυχισμένοι;
- Μπορεί ως κάτι για να εμπλουτίσουν τη ζωή μου; (Πνευματική, σωματικά, οικονομικά)
Αν απαντήσετε στον εαυτό σας, γιατί το χρειάζεστε, και θα είναι μια πραγματικά χρήσιμη ιδέα, τότε μπορείτε να το μετακινήσετε στο φάκελο προορισμού.
Από Στόχοι Έργα
Φάκελος στόχους που αποτελείται από πολλά επιμέρους φακέλους. Ο πρώτος φάκελος είναι ο νέος στόχος, τότε ο στόχος του μήνα, τότε η περιοχή της ζωής και στη συνέχεια εκτελέστηκαν στόχο. Μοιάζει με αυτό:
Πρώτα πρέπει να δούμε τη νέα μου στόχος που αναφέρεται στην περιοχή. Μετά τη νέα μου γκολ ήρθε στη λίστα, πείτε «έργο», που μπορεί να βρίσκονται εκεί, τουλάχιστον μέχρι τις αρχές του επόμενου μήνα. Από τη στιγμή που το νέο φεγγάρι έρχεται θα αποφασίσει τι λίστες μου ( «δουλειά», «σπίτι», «οικογένεια») Θέλω να μετακινηθείτε στη λίστα ο στόχος του μήνα.
Ας πούμε ότι έχετε σχηματίσει μια νέα λίστα ο στόχος του μήνα. Πολύ καλό, αλλά υπάρχει και ένα άλλο σημαντικό βήμα προκειμένου να τεθεί το έργο στον κατάλογο στον κατάλογο των έργων. Θα πρέπει να προσπαθήσετε να καταλάβετε πώς μπορείτε να πάρετε αυτό που θέλετε. Όσο είναι εφικτό. Ας υποθέσουμε ότι έχετε αποφασίσει να αγοράσει ένα διάδρομο. Πριν από τη θέση αυτού του έργου στο πρόγραμμα, βεβαιωθείτε ότι είναι προς πώληση, έχετε ένα μέρος για να το θέσω είναι ότι ξέρετε πού να το πουλήσει, πόσο κοστίζει και έχετε τα χρήματα. Αν δεν απαντήσετε σε αυτές τις ερωτήσεις, τότε ο στόχος σας θα είναι για μεγάλο χρονικό διάστημα που βρίσκεται στη λίστα του έργου και δεν κινούνται. Αν έχετε απαντήσει σε αυτές τις ερωτήσεις, μπορείτε να βάλετε αυτό το έργο (project) κατάλογος των έργων και είναι εύκολο να προσδιοριστεί το πρώτο βήμα του έργου.
με μια ρουτίνα λίστες εργασίας
όλα ακριβώς εδώ. Μία φορά την εβδομάδα, μπορείτε να εκτελέσετε για λίγο μέσα από τα επερχόμενα έργα. Πρέπει να καταλάβετε, όταν ο χρόνος είναι για κάποιες εργασίες για να μετακινηθείτε στη λίστα των έργων.
Ο κατάλογος των προβλημάτων είναι η πιο σημαντική, αν υπάρχει κάτι εκεί, τότε θα πρέπει να αποφασίσει τώρα \ σημερινή πραγματικότητα είναι η προτεραιότητά σας №2 (προτεραιότητα είναι №1 ημερολόγιό σας). Μην φοβάστε, στη λίστα των προβλημάτων δεν είναι τόσο πολύ και συχνά θα έχετε προβλήματα. Παραμένει ένας κατάλογος των έργων. Θα αποτελείται από δύο φακέλους. Εισερχόμενη έργα και ενεργά έργα. Σε εισερχόμενες έργα που καθορίζουν το πρώτο βήμα του έργου, για παράδειγμα, καλέστε την Τράπεζα. Και τότε έβαλα στην ενεργό έργο. Αυτό είναι όλο.
Εγώ δεν θα λεπτομέρειες εδώ για να ζωγραφίσει, ότι με βοηθάει να εκτελέσει τον εαυτό τους καθήκοντα και σχέδια, αλλά μπορείτε να πάτε στο site μου και δωρεάν κατεβάσετε το βιβλίο.
μαλακός
Χρησιμοποιώ Evernote για τη διατήρηση του συστήματος. Γιατί αυτή η επιλογή; Αυτό είναι για δύο λόγους.
Πρώτο. Πήγα μέσα από πολλά διαφορετικά στελέχη εργασιών. Κατέστη σαφές ότι το σύστημα πρέπει να είναι αρκετά απλό ώστε να μπορεί να χρησιμοποιήσει χωρίς υπολογιστή. Evernote - είναι απλά ένα σημειωματάριο, το οποίο ικανοποιήθηκε πλήρως.
Δεύτερο. Συνειδητοποίησα ότι για την εκτέλεση ορισμένων εργασιών και έργων, δεν χρειάζεται τόσο πολύ διεπαφές todo με την ικανότητα να θέσει ένα τσιμπούρι, αλλά η ικανότητα να γράφουν και να προσθέσετε πληροφορίες για κάθε έργο. Αυτό είναι - για να αναζητήσουν απαντήσεις στο ερώτημα «πώς» και «γιατί». Και σκεφτείτε τι είναι το πρώτο βήμα. Επιπλέον, κατά κανόνα, σχεδόν όλες οι εργασίες και τα έργα είναι γεμάτα με υλικά του έργου που είναι τέλεια αφομοιωθεί Evernote.
περίληψη
Λοιπόν, τι έχουμε; Αυτό το σύστημα σας επιτρέπει να αναλύσει γρήγορα τα εισερχόμενα. Δεν είναι απαραίτητο να γλιστρήσει στη λίστα των έργων, δεδομένου ότι είναι σαφές και προφανές ότι υπάρχουν ιδέες και στόχους που δεν αποτελούν μέρος της καθημερινής ρουτίνας σας. Μην νομίζετε ότι αγνοούμε ιδέες και στόχοι. Αντιθέτως - το σύστημα μπορεί να επιτύχει περισσότερα γκολ, γιατί υπάρχει μια συγκέντρωση για να φέρει τις ιδέες και τους στόχους για την κατάσταση της πραγματικής απόδοσης τους.
συμπέρασμα
Κανένα σύστημα, περιλαμβανομένης της δικής μου, αυτό δεν είναι πανάκεια για όλα τα προβλήματα. Δεν υπάρχει κανένα μυστικό κλειδί.
TM είναι απλά ένας καθρέφτης του χαρακτήρα σας. Grow ένα χαρακτήρα και εκτιμούν το χρόνο σας.