Πώς να χρησιμοποιήσει αποτελεσματικά τη ζωή του συστήματος GTD

Το υλικό αυτό - μια συνέχεια του άρθρου »Πώς να καθαρίσει τις υποθέσεις και τα πάντα για να κρατήσει ρυθμό: Πλήρης οδηγός του συστήματος GTD». Πρώτον, αξίζει να εξοικειωθούν με αυτό, όπως εξήγησε λεπτομερώς πολλές από τις έννοιες που χρησιμοποιούνται.

Το άρθρο αυτό - ένα βήμα προς βήμα οδηγό για το πώς να εφαρμόσει GTD στη ζωή. Όταν γράφετε, μπορώ να χρησιμοποιήσω τις ακόλουθες κατευθυντήριες γραμμές:

• Ευελιξία. Περιγράφεται εδώ είναι καθολικές ιδέες, και να τα χρησιμοποιήσει για να χτίσει ένα για τον εαυτό σας σύστημα GTD, το οποίο θα λειτουργεί με ακριβώς αυτές τις υπηρεσίες στις οποίες είχε συνηθίσει.
• Απλότητα. Το σύστημα θα πρέπει να είναι διαισθητικά εύκολο στη χρήση. Από την εισαγωγή και επεξεργασία των πληροφοριών πρέπει να περάσουν τουλάχιστον χρόνο και ενέργεια, καθώς και τον προγραμματισμό των παρακάτω ενέργειες. Μόνο τότε το σύστημα θα λειτουργήσει μακροπρόθεσμα, ακόμη και μετά από μακρά διαλείμματα, για παράδειγμα, αν πάτε μακριά στις διακοπές για ένα μήνα, τότε, όταν επιστρέψετε, θα είστε σε θέση να αποκαταστήσει την προσέγγισή της όσον αφορά τη διαχείριση υποθέσεις.
  instagram viewer
• Αξιοπιστία. Το πιο σημαντικό πράγμα - είναι να είναι σίγουροι για το σύστημά του, δηλαδή ότι ξεχνάμε προγραμματιστεί τίποτα, έτσι ώστε να δείτε την υπενθύμιση την κατάλληλη στιγμή.
• σε μια σημαντική συγκέντρωση. Το σύστημα θα σας βοηθήσει να επικεντρωθεί στον τρόπο που κάνετε αυτή τη στιγμή, και σε αυτές τις περιπτώσεις, οι οποίες είναι σημαντικές μακροπρόθεσμα.
• Pleasure. το σύστημα διαχείρισης υποθέσεων και οι στόχοι θα πρέπει να σας φέρει χαρά. Για παράδειγμα, όταν ξαπλωμένη στον καναπέ μετά από μια δύσκολη μέρα με το τηλέφωνο στο χέρι, να διαγράψει από τη λίστα των ολοκληρωμένων εργασιών, και να πάρει από αυτήν μια πραγματική απόλαυση. Ειδικά όταν καθίσταται περισσότερο την αύξηση της παραγωγικότητας του προγράμματός σας.

5 κύρια στάδια σύστημα GTD

Βήμα 1. πληροφορίες συγκέντρωση

Για τη συλλογή απολύτως όλα τα πράγματα, ακόμη και η μικρότερη, τότε το μυαλό μας θα είναι σαφής και θα ενεργεί ως παραγωγικά όσο το δυνατόν.

Επομένως, δεν είναι το πρότυπο έργο λίστεςΕπειδή οι περισσότεροι άνθρωποι συχνά συλλάβει μόνο τα πιο σημαντικά πράγματα, και τα εκατοντάδες προβλήματα που δεν είναι τόσο σημαντικό, δεν λαμβάνουν υπόψη. Αλλά είναι τόσο μικρό πρόβλημα, υπενθυμίζοντας τον εαυτό σας τακτικά, χρησιμοποιήστε ένα σημαντικό μέρος των πόρων του εγκεφάλου και να δημιουργήσει πρόσθετες εμπειρίες που οδηγούν σε κούραση και το άγχος.

Μία από τις βασικές αρχές του συστήματος GTD - είναι εντελώς εκφορτώνεται από την κεφαλή όλων των καθηκόντων και τα βάζουμε σε ένα αξιόπιστο σύστημα που θα βοηθήσει στο σωστό χρόνο για να σκεφτεί για σημαντικά θέματα.

Ακόμα πρέπει να ληφθεί υπόψη ότι τα καλάθια για να συλλέξουν τα εισερχόμενα δεδομένα θα πρέπει να είναι το ελάχιστο ποσό. Στην ιδανική περίπτωση - ένα. Στη συνέχεια, θα είναι πιο εύκολο να χειριστεί.

Βήμα 2. επεξεργασία πληροφοριών

Σε αυτό το στάδιο, έχουμε την επεξεργασία των πληροφοριών που είναι σε μας το καλάθι «εισερχόμενα».
Υπάρχουν τρεις επιλογές για το πώς μπορούμε να κάνουμε σε αυτό το στάδιο:

• Επισημάνετε μια εργασία ως «Δράση», δείχνοντας το επόμενο στάδιο της εφαρμογής της και τη λήξη της προθεσμίας. Δεν μπορείτε να καθορίσετε διορίαΑν δεν υπάρχει ακριβής κατανόηση του πότε να εκτελέσει το έργο.
• Μετακινήστε τις πληροφορίες στο «Ευρετήριο» αν δεν χρειάζεται τίποτα, αλλά μπορεί να έρθει σε πρακτικό στο μέλλον.
• Διαγραφή των πληροφοριών, τον καθορισμό ότι είναι «σκουπίδια»: που έχει να κάνει με αυτό δεν χρειάζεται τίποτα και δεν είχε έρθει σε πρακτικό στο μέλλον.

Βήμα 3. οργάνωση δράση

Όλες οι δράσεις πραγματοποιούνται μέσω της ακόλουθης χοάνη.

Φίλτρο 1 - «ψαλίδισμα»

Ρωτήστε τον εαυτό σας, μπορώ πραγματικά να εκτελέσετε αυτήν την ενέργεια; Σε περίπτωση αμφιβολίας, να διαγράψετε.

Φίλτρο 2 - «Αντιπροσωπεία»

Ρωτήστε τον εαυτό σας αν θέλετε να κάνετε, τότε θα πρέπει πραγματικά να εκτελέσει αυτοπροσώπως είμαι; Αν όχι, η ευθύνη εκπρόσωπο και το σημείο το τελικό αποτέλεσμα, τα ενδιάμεσα στάδια ελέγχου (βασικά σημεία) και η προθεσμία.

Αν η προσφυγή πρέπει να το εκτελέσει θα προχωρήσουμε στο επόμενο φίλτρο.

Φίλτρο 3 - «Δράση»

Ρωτήστε τον εαυτό σας, αυτή η ενέργεια θα διαρκέσει περισσότερο από 2-5 λεπτά; Αν όχι, κάνουμε τώρα και αφήστε το κεφάλι. Αν ναι, drop-in.

Δράσεις στο σύστημα μπορεί να είναι από τους ακόλουθους τύπους.

«Επόμενα βήματα» - απλές εργασίες, οι οποίες αποτελούνται από μια ενιαία δράση (κλήση, γράφουν, πάει, και ούτω καθεξής). Για παράδειγμα, η δράση «Αλλαγή με ρόδες χειμερινά ελαστικά» θα αποτελείται από τα εξής απλά βήματα: καλέσετε και να κάνουν ένα εργαστήριο, χρονοδιάγραμμα στο ημερολόγιό σας με το αυτοκίνητο στο σωστό χρόνο επισκευής αυτοκινήτων.

Τέτοιες ενέργειες είναι βολικό για τη συλλογή των πινάκων του τόπου και περίσταση (λίστες πλαίσιο). Μπορεί να είναι μια λίστα των «The Shop», όπου θα εισέρχονται μόνο που χρειάζεται να αγοράσετε όταν είστε σε ένα κατάστημα, ή μια λίστα «Η καρέκλα», στο οποίο μπορείτε να προσθέσετε τις συναντήσεις και τις εργασίες που μπορούν να πραγματοποιηθούν το βράδυ μετά τη δουλειά στο αγαπημένο του καρέκλα. Ή μια λίστα των «σεφ-ερωτήσεις», όπου θα γράψετε όλες τις ερωτήσεις που έχετε για να ο επικεφαλήςΣτη συνέχεια, να τα λύσει όλα με τη μία.

Όλες αυτές οι ενέργειες, που συνήθως καθορίζουν ή "Ημερολόγιο Google«(Συνεδριάσεις και εκδηλώσεις) ή Todoist - υπηρεσία cloud, όπου είναι βολικό να συστηματοποιήσει την εργασία.

«Έργα» - καθήκοντα που εκτελούν οι οποίες απαιτούν περισσότερο από ένα βήμα. Για το έργο μεταφέρθηκε από το νεκρό σημείο, είναι απαραίτητο να περιγράψει τα πρώτα βήματα για να το εφαρμόσουν και να αφήσετε μια υπενθύμιση για αυτό σε ένα αξιόπιστο σύστημα. Ως αποτέλεσμα, οι στροφές του έργου σε μια αλυσίδα από απλά βήματα, καθένα από τα οποία μπορεί να γίνει μέσα στα επόμενα πέντε λεπτά και να πάρει ένα αποτέλεσμα.

Τα έργα θα πραγματοποιηθεί στις κάρτες Trello. Η κάρτα είναι ένα δοχείο ιδανικό για τα έργα, όπου μπορείτε να τοποθετήσετε:

• Περιγραφή και σκοπός του έργου?
• συνδέσεις με άλλα έγγραφα σχετικά με το έργο?
• τα ονόματα των υπευθύνων?
• προθεσμία?
• ελέγξτε τις λίστες με τα ακόλουθα βήματα?
• παρατηρήσεις σχετικά με το σχέδιο?
• τα απαραίτητα αρχεία, και ούτω καθεξής.

«Αναβαλλόμενες δράση». Αν δεν μπορούμε να σχεδιάσουν τα επόμενα βήματα χωρίς περαιτέρω γεγονότα ή πληροφορίες (για παράδειγμα, περιμένετε έως ότου το τηλέφωνο θα στείλει ένα οικείο κέντρα εξυπηρέτησης, όπου μπορείτε να επικερδώς αντικαθιστούν τα ελαστικά), μια τέτοια ενέργεια θα πρέπει να αναγράφεται στον κατάλογο των «εν αναμονή». Προαιρετικά, μπορείτε να βάλετε μια υπενθύμιση ότι θα πρέπει κάτι να τον έλεγχο.

Αυτοί οι κατάλογοι περιπτώσεις μπορεί να δομηθεί σε ένα πλαίσιο λίστας. Για παράδειγμα, κάνει μια λίστα με τα καθήκοντα που έχουν ανατεθεί σε βοηθό του.

Λίστα «Someday» Περιέχει έργα που δεν απαιτούν δραστικά μέτρα τώρα, αλλά θα θέλαμε να ασκήσει στο μέλλον.

Μπορεί να είναι:

• βιβλίαΚαι βίντεο μαθήματα που θέλετε να αγοράσετε?
• χρήσιμες δεξιότητες που θέλει να μάθει?
• τοποθετεί Θέλω να επισκεφθείτε?
• τα πράγματα που θέλω να αγοράσω.

Θα πρέπει να εξετάσουμε περιοδικά σε αυτήν τη λίστα, λαμβάνοντας αρχεία και να τις μετατρέψουν σε γκολ για να επιτευχθεί το οποίο θα λειτουργήσει.

Βήμα 4. τακτική επανεξέταση

Για να λειτουργήσει το σύστημα, θα πρέπει να ανασκοπεί τακτικά τους κύριους στόχους και τα προγράμματα να καταργηθούν εκείνες που δεν έχουν πλέον σημασία και τη νέα ταξινόμηση κατά προτεραιότητα και αποστέλλονται στην εργασία.

Για την εν λόγω επανεξέταση μία πραγματοποιήθηκε σε τακτά χρονικά διαστήματα, ακολουθήστε τις παρακάτω συμβουλές:

• Αφήστε το για 30-60 λεπτά στο χρονοδιάγραμμα για την αναθεώρηση (αρχικά μία φορά την εβδομάδα θα είναι επαρκής).
• Κάντε μια λίστα ελέγχου ή να προγραμματίσουν μια τέτοια αξιολόγηση, η οποία καθόριζε τη σειρά, ότι πίσω από ό, τι συμβαίνει. Αυτό το σχέδιο δεν πρέπει να είναι πάρα πολύ δύσκολο, και η αναθεώρηση δεν θα πρέπει να σας πάρει πάρα πολύ καιρό, αλλιώς απλά δεν θα το κάνει τακτικά.

Παρακάτω - ένα παράδειγμα του πίνακα ελέγχου μου με την εβδομαδιαία επισκόπηση. Το έκανα σε μορφή κυκλώματος κούνιες με την ακολουθία δράσης, το οποίο δείχνει υπηρεσίες / εγγράφων, το οποίο κοιτάζω. Μπορείτε να το τοποθετήσετε στη λίστα των τυπικών ή κλήρωση από το χέρι ενός κυκλώματος που είστε άνετοι.

Εκτυπώστε τέσσερα τέτοια κατάλογο ελέγχου για ένα μήνα. Κατά τη διάρκεια της εβδομαδιαία ανασκόπηση της αφομοίωσης ένας από αυτούς στα χέρια του και μεταφέρονται διαγραφούν από τη λίστα. Αυτή η άσκηση απλά θα σας παρακινήσει να συνεχίσει να διενεργεί τέτοιες αξιολογήσεις.

Βήμα 5. δράσεις

Όταν ένα σχέδιο έχει καταρτιστεί για μια εβδομάδα, πολλά απομένουν να δράσει. Μην αφήνετε ένα από τα κυριότερα λάθη αρχάριους στην εργασία στο σύστημα GTD, όταν πάρα πολύς χρόνος για την οργάνωση των εργασιών, αντί της πραγματικής εφαρμογής.

Εδώ είναι μερικές συμβουλές για να κάνετε τη δράση πιο αποτελεσματική.

1. Τα σχέδια για την ημέρα με βάση το σχέδιο για την εβδομάδα. Χωρίστε την ημέρα σε μπλοκ, επιλογή μονάδας 2-3 για να μεταφέρει σημαντικά πράγματα και ένα ζευγάρι των μπλοκ που διατίθενται σε άλλα καθήκοντα. μονάδες Διάρκεια - κατά μέσο όρο 60-120 λεπτά. Το μπλοκ εισάγεται μεταξύ του ελεύθερου χρόνου για περιπτώσεις έκτακτης ανάγκης.
2. Οι εργασίες σχετικά με το σύστημα PomodoroΓια το σκοπό αυτό μπορείτε να ρυθμίσετε το χρονόμετρο. Η ουσία του είναι απλή: κάθε 25-30 λεπτά λειτουργίας, να κάνουν ένα διάλειμμα για πέντε λεπτά, και μετά την τρίτη επιχειρηματική μονάδα - ένα μεγάλο διάλειμμα (15-30 λεπτά). Συνολικά υπάρχουν τρία τετράγωνα 30 λεπτά με διαλείμματα πέντε λεπτών, που ακολουθείται από ένα μεγάλο διάλειμμα για 15-30 λεπτά. Κατά τη διάρκεια της ημέρας μπορείτε να περάσετε 2-4 τέτοιους κύκλους, ανάλογα με το πόσο συχνά σας αποσπούν την προσοχή.
3. Κατά τη διάρκεια των σημαντικών υποθέσεων μονάδες προσπαθήσει να αποφύγει να αποσπούν την προσοχή από άλλους ανθρώπους και άλλους ήχους (που μπορεί να περιλαμβάνει ένα ειδικό ακουστικά μουσική για τη συγκέντρωση).
4. Καθορίστε, όταν τα επίπεδα της ενέργειας κατ 'ανώτατο όριο (για παράδειγμα, 7 έως 9 π.μ.), και αυτή τη στιγμή να εκτελέσει τα πιο σημαντικά πράγματα που σας φέρνουν πιο κοντά στους προσωπικούς στόχους.
5. Μην σχεδιάζετε πάρα πολλά σημαντικά πράγματα να κάνουμε για την ημέρα: αρκεί 1-3. Είναι σημαντικό ότι στο τέλος της ημέρας, κοιτάζοντας τα πράγματα πέρασαν από το σχέδιό σας, είστε ευχαριστημένοι και έχουν κάνει ένα ρεαλιστικό σχέδιο για το αύριο.