Ελέγξτε το «κρουνό», ή Πώς να μην πνιγεί στην πλημμύρα των πληροφοριών και των καθηκόντων

Με το «κρουνό» λίστα εργασιών σας δεν είναι ποτέ άδειο. Επειδή «κρουνό» - δεν είναι μόνο πληροφορίες, είναι ένα εργοστάσιο των νέων θέσεων εργασίας. Ορισμένα στοιχεία στη λίστα εργασιών είναι σαφές, όπως μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το αφεντικό ή τους πελάτες που απαιτούν προσοχή. Αλλά πολλοί δεν εκφράζονται ρητά.

Το άρθρο αυτό, το οποίο αξίζει να διαβαστεί και μελετώντας πάνω του. Η ανάρτηση που θέλετε να σχολιάσετε. Μοιραστείτε άρεσε με τους φίλους και τους συναδέλφους.

Δεν έχει σημασία πόσες ώρες την ημέρα που εμπλέκονται σε μια μικρή επιχείρηση. Το κυριότερο είναι ότι καταλήγουν σε θέαμα. Αυτή είναι η «κρουνό».

Και η έννοια αυτή είναι πολύ ευρύτερο από μια απλή λίστα εργασιών. Και μέσα στην ημέρα, δυστυχώς, εξακολουθεί να είναι 24 ώρες.

κορυδαλλός

Αν είστε σαν κι εμένα, όλες οι δημιουργικές και πολύπλοκες και εργασία Είναι συγκινητικό το πρωί νωρίς. Υπάρχουν πολλοί λόγοι - ψυχολογική και φυσιολογική, - γιατί συμβαίνει αυτό. Αλλά οι «κρουνό» εσωτερική ρυθμούς σας είναι βαθύτατα αδιάφορη. Γιατί όσο κοιμάστε, η ποσότητα των πληροφοριών συνεχίζει να αυξάνεται.

Πρωινό, ανοίξτε τα εισερχόμενά σας, και η ροή του «κρουνό» σπάει η οθόνη ότι η όλη βραδιά ήταν κάτω από η πίεση των γραμμάτων στους λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο «Bitrix», Twitter, LinkedIn, Facebook, Basecamp, JIRA, Trello και η όπως. Στο ημερολόγιό σας - να καλυφθεί η ζήτηση και οδηγίες από το αφεντικό, τους συνεργάτες, τους πελάτες, τους υπεργολάβους, τους συναδέλφους. Και το γεγονός ότι χθες δεν ήταν στη λίστα εργασιών σήμερα αναμμένο και απαιτεί άμεση εκτέλεση.

«Κρουνών» δεν θα περιμένει για σας. Ο δυνατά απαιτεί χρόνο και την προσοχή σας.

Ξαφνικά το ρολόι 11 το πρωί - και έχετε ήδη χάσει το μεγαλύτερο μέρος της ημέρας.

Πώς να ανταποκριθεί σε αυτή την κατάσταση; Σε γενικές γραμμές προσφέρει δύο επιλογές: είτε να αλλάξει τη συμπεριφορά ή τη χρήση της τεχνολογίας. Αλλά γιατί να μην χρησιμοποιούν την τεχνολογία για να δημιουργήσει ένα ίδρυμα για την αλλαγή της συμπεριφοράς;

Πώς να διαχειριστείτε τις πληροφορίες, τα καθήκοντα και τις ιδέες αποτελεσματικά; Πρέπει να γίνει κατανοητό ότι η συνεχής ροή των πληροφοριών, και σε γενικές γραμμές, είναι περισσότερα ρεύματα: Πληροφορίες που διαβιβάστηκαν από e-mails, τα κοινωνικά δίκτυα και τα μέσα ενημέρωσης, ιστοσελίδες, εφημερίδες, κατά τη διάρκεια των συναντήσεων, τους φίλους και ακόμη και σας το κεφάλι. Τα πάντα δεν μπορούν να καλυφθούν.

Θα πρέπει να επεξεργαστεί τα μηνύματα, να αποφασίσει τι να κάνει με τους: να ανταποκρίνονται, τη χρήση, το μερίδιο, εκτός για αργότερα ή διαγραφής; Πότε να το κάνουμε; Και πώς να βρείτε το χρόνο να ασχοληθεί με όλα αυτά;

Δυστυχώς, λειτουργία multitasking, όταν προσπαθείτε να πάρετε όλα με τη μία δεν λειτουργεί. Μπορείτε δεν ελέγχουν το πρόγραμμά σας, είστε δύσκολο να βρει ελεύθερο χρόνο, εκτός από την αλληλογραφία και την εστίαση σε κάτι περισσότερο από 5 λεπτά. Αν ναι, να εξοικειωθούν με τη μέθοδο μου της διαχείρισης του χρόνου για μέγιστη παραγωγικότητα όλη την ημέρα - ίσως αυτό είναι ό, τι χρειάζεστε.

Τρεις επιπλέον εργαλεία και τεχνικές

Καθημερινή τελετουργία. Αυτή τη στιγμή ασχολείται με την οργάνωση και τον προγραμματισμό, με επίκεντρο τα μεγάλα και μικρά προβλήματα.

Η μελέτη - Ουράς - η πληροφορία διαθεσιμότητας - Διανομή. Τα εμβάσματα από το «κρουνό» στο υλικό με το οποίο να εργαστούν. Σχηματίστε μια λίστα εργασιών, μια προσωπική βιβλιοθήκη χρήσιμους πόρους, πληροφορίες σταθερή ταινία από τα κοινωνικά δίκτυα και τα μέσα μαζικής ενημέρωσης.

Φέρνοντας περιπτώσεις μέχρι το τέλος. Διαχειριζόμαστε μια λίστα με τα καθήκοντα και τις δικές τους χρόνο.

Οι εργασίες, σύμφωνα με τους εσωτερικούς ρυθμούς

Μόνο εσείς θα είναι σε θέση να υπολογίσει το δικό του σύνολο των τρόπων για την αύξηση της παραγωγικότητας - το μόνο που μπορώ να μοιραστώ μόνο μου.

Έχω ξεχωρίσει την καλύτερη στιγμή για να αντιμετωπίσει τις πιο σημαντικές προκλήσεις

Το πρωί, όταν το μυαλό μου λειτουργεί καλύτερα, θα διαθέσει 2-3 ώρες για να εξασφαλίσει ότι οι εργασίες για το πιο σημαντικό έργο, και να μην αποσπάται η προσοχή πλέον σε αυτό. Οι μελέτες δείχνουν ότι οι εργαζόμενοι που έχουν αποσπαστεί η προσοχή - ή είναι οι ίδιοι αποσπούν την προσοχή - τουλάχιστον μία φορά κάθε 3 λεπτά, απαιτούν και πάλι τουλάχιστον 20 λεπτά για να βουτήξει στο έργο.

Ξεκινήστε τη μέρα σας αξίζει ένα δύσκολο έργο, ακόμη και αν αυτό το άτομο μπορεί να ξεκινήσει με κάτι πιο εύκολο. Η ημέρα αναγκαστικά απρόβλεπτων περιστάσεων, επιπλέον συναντήσεις - και μια σημαντική προτεραιότητα και δεν θα εκτελεστεί.

μια παύση

Ό, τι κι αν ήταν, συνήθως μετά από 60-90 λεπτά η συγκέντρωση μειώνεται, έτσι συμμερίζομαι πρωί η περίοδος των εργασιών σε δύο μέρη, καθιστώντας το ένα σύντομο διάλειμμα, κατά την οποία αφήνουν αναγκαστικά το χώρο εργασίας θέση.

Οι επιστήμονες υποστηρίζουν ότι η καθιστική ζωή οδηγεί σε καρδιακά προβλήματα, κακή στάση του σώματος, ορισμένων τύπων καρκίνου.

Ακόμα κι αν κάθεστε σε ένα μέρος μόνο για 30 λεπτά, ο μεταβολισμός θα επιβραδυνθεί στο 90%.

το βράδυ

Το επίπεδο ενέργειας πέφτει απότομα το απόγευμα, το οποίο είναι ο λόγος που πολλοί προτιμούν αυτή τη στιγμή για να πάρετε κάποια ύπνο. Μετά το δείπνο προσπαθώ:

• να πληρούν τους ανθρώπους, είμαι σίγουρος, ότι δεν είναι καθόλου σε θέση να κάνουν καλή δουλειά σε έναν χρόνο, και η επικοινωνία δίνει μια επιπλέον ώθηση της ενέργειας?
• καταλαμβάνει ένα μικρό, απλό, και οργανωτικούς στόχους.

Πρωί και βράδυ τελετουργικό

Θα πρέπει να αποφασίσει ακριβώς τι πρέπει να κάνουμε κατά τη διάρκεια αυτών των ωρών. Αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να ανοίξετε το μήνυμα, να μεταφράσει μέρος των μηνυμάτων στη λίστα εργασιών και να βρει χρόνο για τους, μεταξύ άλλων έργα.

Το πρόβλημα είναι ότι τα μηνύματα που γεμίζει ταχυδρομείου σας - σε πραγματικό βαμπίρ που τρέφονται με το χρόνο σας. Αναλύοντας τους, ξοδεύουν περισσότερο χρόνο και προσπάθεια από ό, τι φαίνεται. Και το χειρότερο πράγμα που, ανεξάρτητα από το πόσο είναι τεταμένες, ένα μέρος σας θέλει πάντα να ελέγχετε τα εισερχόμενά σας.

Η λύση είναι ότι οι εισερχόμενες θα πρέπει να θεωρούνται ως επικίνδυνα ζώα, τα οποία τις περισσότερες φορές θα πρέπει να κρατήσει σε ένα κλουβί, αλλά ακόμα από καιρό σε καιρό για να παράγουν, έτσι ώστε να μην σκάσει τον εαυτό τους.

Έχω ήδη εργάζονται με τα μέλη δύο φορές την ημέρα - το πρωί και το βράδυ τελετουργικά. Είμαι τόσο εξοικειωμένοι με αυτή τη διαδικασία ότι το έργο με τις εισερχόμενες έγινε τρελή για τον ίδιο αυτοματοποιημένο έργο, τόσο για την ανάγκη να φάνε το σώμα και το ποτό.

Μεταξύ αυτών των δύο περιόδων, δεν ανησυχείτε για το αν κάτι στο ταχυδρομείο και δεν είχε ξεχαστεί αν δεν έχω κάτι σημαντικό - Εμπιστεύομαι το σύστημά μου. Ως εκ τούτου, κλείνοντας το γραμματοκιβώτιο, πάω στη δουλειά με καθαρό μυαλό.

Και καθώς το πρωί τελετουργικό είναι συνήθως μικρής διάρκειας (τα περισσότερα οργανωτικά ζητήματα έφυγε για το βράδυ τελετουργικό), θα δώσει μεγαλύτερη προσοχή στο πιο σημαντικό έργο.

λίστα εργασιών

Για να οργανώσετε την ημέρα σας και να σταματήσει τη ροή των εισερχόμενων, το πιπίλισμα όλο το χυμό από τη ζωή σας, θα πρέπει να τις τεχνικές και τα εργαλεία χρήσης.

Μια τέτοια αποτελεσματικές τεχνικές είναι η «Μελέτη - Ουράς - η πληροφορία διαθεσιμότητας - Διανομή», το οποίο μεταφράζεται σε μια ροή τυχαία:

• βολικό για τη λίστα εργασιών,
• προσωπική βιβλιοθήκη των χρήσιμων υλικών, τα οποία αποθηκεύονται για μετέπειτα λειτουργία τους,
• ένα σύνολο υλικών να μοιραστούν με τους συναδέλφους.

Στην ιδανική περίπτωση, οι οποίες πρέπει να αντιμετωπιστούν κατά τη διάρκεια του πρωινού και το βράδυ τελετουργικό. Ας εξετάσουμε αυτή τη διαδικασία με περισσότερες λεπτομέρειες.

περιλαμβάνεται η μελέτη

εισερχομένων - Είναι τα πάντα, από e-mails και μηνύματα στο Twitter και το φινίρισμα των εγγραφών σας.

Πρώτον, να θυμάστε, δεν εισερχόμενες δεν απαιτεί άμεση απάντηση. Όλοι έμαθαν να στέλνουν και να λαμβάνουν γρήγορες απαντήσεις σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά είναι λάθος: όποιος περιμένει να επιβάλλει πρόσθετες υποχρεώσεις για εσάς.

Δεύτερον, ανοίξτε κάθε e-mail και να απαντήσετε σε αυτό - είναι απολύτως αναποτελεσματική. Θα είναι πιο παραγωγικοί εάν κάνετε ένα πράγμα. Για παράδειγμα, μόλις περιηγηθείτε στα εισερχόμενά σας. Ο εγκέφαλός μας δεν είναι πολύ καλές συνδέσεις με πολλαπλά καθήκοντα μαζί. Όταν οι άνθρωποι πιστεύουν ότι μπορούν εύκολα να αντιμετωπίσουν με multi-tasking, στην πραγματικότητα, το μόνο γρήγορη εναλλαγή από το ένα έργο στο άλλο. Αλλά αυτό έχει αρνητική επίδραση στην αντίληψη και τη συγκέντρωση.

Ως εκ τούτου, όταν ανοίγετε το φάκελο εισερχομένων, απλά να τους ελέγξει. Αυτό είναι ένα κλασικό μοντέλο μιας διαδικασίας «για να φέρει την υπόθεση μέχρι το τέλος»:

• αν μπορείτε να δείτε το εισερχόμενο σε λιγότερο από δύο λεπτά, και να το κάνουμε?
• αν δεν μπορείτε, να το προσθέσετε στη λίστα των εργασιών που πρέπει να επανέλθω αργότερα?
• μπορείτε απλά να αγνοήσει το αρχείο.

Ακόμα κι αν ανοίξετε τη λίστα των ουρά εισερχόμενες αμέσως μετά την προβολή ενός μηνύματος, έχετε ακόμα χρόνο να αναπροσαρμόσουμε.

Δείτε τις εισερχόμενες πρωί μόνο όταν είναι απολύτως απαραίτητο.

Όταν το πρωί για να δείτε τα μηνύματα, ρωτήστε τον εαυτό σας μια ερώτηση: αν είναι επείγον; Αυτά τα επείγοντα μηνύματα - αριθμός εχθρό σου ένα, όπως να πάρει τον πολύτιμο χρόνο που θα ήθελαν να περάσουν για να εκτελέσει το πιο σημαντικό καθήκον.

Διαφορετικά, το μόνο που χρειάζεται να προσθέσετε στη λίστα επιλέξτε «Έλεγχος μηνυμάτων το βράδυ» καθήκοντα.

Ουράς

Μη επείγουσες εργασίες που λαμβάνουν πάνω από 2 λεπτά, βάλτε σε ένα από τα δύο τμήματα της γραμμής:

1. Τι θα πρέπει να διαβάσετε αυτό: σε απευθείας σύνδεση πόρους που θα πρέπει να διαβάσετε και να αναλογιστούν ένα κλικ πρόσθετο για το τσέπη. Τα υλικά αυτά μπορεί να επιστρέψει αργότερα και από οποιαδήποτε συσκευή.
2. Τι πρέπει να γίνει: τα εισερχόμενα μηνύματα με τη χρήση DoIt.im διαβιβάζονται απευθείας στη λίστα εργασιών.

Φυσικά, ο κατάλογος των καθηκόντων μπορεί να είναι με το χέρι, αλλά πιστεύω ότι είναι πιο βολικό εφαρμογή.

Ανάγνωση και κατανομή των υλικών στην προσωπική βιβλιοθήκη

Κατά τη διάρκεια της βραδιάς το τελετουργικό πάω πίσω στον κατάλογο των εργασιών και να ελέγξετε τα υλικά που βρίσκονται στην ουρά για την ανάγνωση. Δεδομένου ότι μπορώ να χρησιμοποιήσω το Pocket, μπορώ να τα παρακολουθήσουν, ενώ ταξιδεύει στο μετρό, ενώ περιμένουν για μια συνάντηση ή σε οποιαδήποτε άλλη ελεύθερη στιγμή. Ως εκ τούτου, συνήθως γρήγορα ραγίσει κάτω στη λίστα.

Εάν το υλικό είναι πραγματικά αξίζει, εγώ θα προσθέσω στο Diigo - σε απευθείας σύνδεση μου βιβλιοθήκη των χρήσιμων υλικών. Είναι δυνατόν να οργανώσει τις ετικέτες, τόσο εύκολο να βρείτε ένα σημείωμα την επόμενη μέρα, ένα μήνα ή ακόμη και ενός έτους. Και ένα ιδιαίτερο ευχαριστώ για την ευκαιρία να Diiogo πολύπλευρη αναζήτηση.

L8R ετικέτα (που είναι μεταγενέστερη - από την αγγλική. «Αργότερα») βάζει τον πόρο σε άλλο τόπο, στον οποίο θα μετατρέψει κατά τη νυχτερινή τους ελέγχους η λίστα εργασιών.

Επιπλέον, Diigo αποθηκεύει αυτόματα ένα αντίγραφο του κάθε κειμένου που θα προστεθεί στο πεδίο σημείωσης. Μπορώ να επεξεργαστείτε αυτό το σημείωμα, επικόλληση παρατηρήσεις, ιδέες, οι οποίες εμφανίζονται την κατάλληλη στιγμή, όταν θέλω κάποιον να υλικού μετοχή.

μερίδιο

Μερικές ετικέτες σε Diigo σας επιτρέπει να δημοσιεύει οπουδήποτε πόρων. Ευχαριστώ για αυτό το μαγικό IFTTT:

• με την ετικέτα Όπως και το υλικό που αποστέλλεται στον Tumblrkak εισηγμένες θέση μου
• αν επιλέξετε μια ετικέτα Tweet τίτλο και μια σύνδεση με τη θέση που αποστέλλονται στο Twitter,
• Μπορείτε να ρυθμίσετε τις ετικέτες σε άλλους λογαριασμούς: LinkedIn, το Facebook ...

Χάρη σε αυτή τη μέθοδο, ολόκληρη η ροή του «κρουνό» στέλνεται στη λίστα εργασιών και την προσωπική βιβλιοθήκη και επιλεγμένα πόρων, με τη σειρά του, μπορεί να μοιραστεί. Και όλα αυτά χωρίς να χάσει την εστίαση.

το βράδυ τελετουργικό

Από σήμερα το πρωί θέλω να επικεντρωθεί στην δημιουργική εργασία, το βράδυ τελετουργικό - είναι ο ακρογωνιαίος λίθος για το σχεδιασμό για ολόκληρη την ημέρα.

Πώς μπορώ να ξεκινήσω ένα βράδυ τελετουργικό

Μέχρι τη στιγμή που μετά το μεσημεριανό γεύμα:

• Έχω ήδη τελειώσει το πρωί στην εργασία για το πιο σημαντικό έργο?
• εισερχόμενων συσσωρευμένα μη αναγνωσμένων μηνυμάτων που έλαβα όταν ήμουν απασχολημένος που εργάζονται για το πιο σημαντικό έργο?
• στην ουρά στη λίστα των εργασιών που περιλαμβάνονται Taxco, το οποίο έβαλα εκεί το πρωί, και κοινές εργασίες που θα εκτελέσει το βράδυ τελετουργικό κάθε μέρα.

Οι τρέχουσες καθημερινές εργασίες

Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, το βράδυ τελετουργικό περιλαμβάνει εργασίες όπως:

1. Προβολή. Αυτή είναι μια πλήρης έλεγχος όλων: Έχω ασχοληθεί με όλες τις πιθανές, ακόμα και με αυτά τα υλικά, το έργο που θα διαρκέσει περισσότερο από 2 λεπτά.
2. Διαβάστε, διανομή, μετοχή. Δουλεύω με όλα τα ενδιαφέροντα πράγματα που έχω προσθέσει τις τελευταίες 24 ώρες.
3. λίστα εργασιών ελέγχου. Ανοίξτε τη σειρά του, τους στόχους και με βάση την πρόοδο που έχει σημειωθεί στις εργασίες για το πιο σημαντικό έργο, Ι:

• Έχω αποφασίσει ότι θα κάνω απόψε, και ότι μεταφέρονται στην επόμενη μέρα,
• να αποφασίσει ποια εργασία είναι το πιο σημαντικό καθήκον αύριο το πρωί, και να καθορίσει πόσο καιρό θα πρέπει να καταβληθεί,
• του χρονοδιαγράμματος για να ξεκουραστούν (ή να σταθεί σε συνέχεια ή ποτέ).

Υπάρχουν πολλές εν εξελίξει υποθέσεις, για παράδειγμα, να ανταποκρίνονται σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έλαβε χθες, ή κρατήστε τη λογιστική οικονομικών και άλλων. Μερικές από αυτές εμφανίζονται μόνο στην ειδική ημέρα. Για παράδειγμα, μπορώ να ελέγξω το παραπάνω Diigo κάθε Τετάρτη και Σάββατο.

εβδομαδιαία τεστ

Κάθε Δευτέρα στον κατάλογο των εργασιών θα πρέπει να συμπεριλάβετε το στοιχείο «Κάντε μια λίστα με τους στόχους για την εβδομάδα.» Έτσι, κάθε νύχτα για μια εβδομάδα, να έχετε κατά νου το στόχο: έρθει σε πρακτικό όταν πρέπει να αποφασίσουμε τι θα κάνουμε σήμερα, και τι να αφήσουμε για αργότερα.

Κάθε Παρασκευή βράδυ, διανοητικά αναθεώρηση των στόχων αυτών και την κριτική αξιολόγησή τους.

Μόνο τότε έρχεται η ώρα ανάπαυσης

Ως το βράδυ πιο εύκολο να διαχειριστεί το πρόγραμμα και πιο δύσκολο το έργο σε δύσκολα προβλήματα, στη συνέχεια, κατά τη διάρκεια της ημέρας είμαι πιθανό να ασχολούνται με την προβολή και να προσθέσετε εργασίες και τα υλικά στη θέση τους. Αλλά ακόμη και σε αυτή την περίπτωση, τουλάχιστον το ήμισυ της ημέρας το Inbox θα κλείσει.

μέρα μου τελειώνει στόχο «Μελέτη - Ουράς - η πληροφορία διαθεσιμότητας - Διανομή», έτσι ώστε μια νέα μέρα στροφές για να ξεκινήσει χωρίς φορτίο εκκρεμότητες.

Ελπίζουμε ότι αυτή η τεχνική αυξάνεται η παραγωγικότητα θα είναι χρήσιμο σε εσάς.