Μέθοδος Εισερχόμενα Zero - ο καλύτερος τρόπος για να ασχοληθεί με χιλιάδες μη αναγνωσμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Παραγωγικότητα / / December 23, 2019
Ένας σωρός των μη αναγνωσμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συνεχώς παρέα στο «Εισερχόμενα» φάκελο, θα προκαλέσει πανικό σε κανέναν. Αν έχετε πολλά επιχειρηματικούς εταίρους και τους συναδέλφους με τους οποίους αλληλεπιδρούν για την αλληλογραφία, το μόνο που χρειάζεται για να κρατήσει την ταχυδρομική θυρίδα σας καθαρό και τακτοποιημένο.
Διευθύνων Σύμβουλος JotForm Aytekin Tank προσφορές ένας ενδιαφέρων τρόπος οργάνωσης e-mail με τίτλο Εισερχόμενα μηδέν. Όπως υποδηλώνει το όνομα, η μέθοδος είναι να κρατήσει απλά το φάκελο «Εισερχόμενα» είναι άδειο.
Σε γενικές γραμμές, Δεξαμενή δεν εφηύρε κάτι νέο. Εισερχόμενα Zero καιρό πριν συσταθεί συγγραφέας και blogger Merlin Mann, και είναι μια δοκιμασμένη και γνωστή μέθοδο. Περίπου η τεχνική της εργασίας με έγγραφα περιγράφουν πιο David Allen στο βιβλίο του "Πώς υποθέσεις για». Δεξαμενή είναι προσαρμοσμένη ακριβώς στο web interface του Gmail.
Θα στέλνουν και να λαμβάνουν εκατοντάδες ηλεκτρονικά μηνύματα κάθε μέρα. Αλλά στο τέλος της ημέρας γραμματοκιβώτιό μου είναι πάντα άδειο. Δεν έχω γραμματέα ο οποίος θα επεξεργαστεί την αλληλογραφία μου. Έχω να τηρούν την αρχή, η οποία ονομάζεται Εισερχόμενα μηδέν. Αυτό δεν είναι μεγάλη υπόθεση.
Aytekin δεξαμενή, επιχειρηματίας, ιδρυτής και Διευθύνων Σύμβουλος JotForm
Δεξαμενή απαριθμεί τα πλεονεκτήματα της μεθόδου Εισερχόμενα Zero:
- Δεν θα χάσετε ένα σημαντικό μήνυμα, εάν σας φάκελο είναι «Εισερχόμενα» είναι άδειο.
- Δεν θα κάνει τους αποδέκτες της να περιμένουμε πολύ, γιατί σύντομα θα είναι σε θέση να απαντήσει στις επιστολές τους.
- Στο γραμματοκιβώτιό σας δεν θα συσσωρεύονται εκατοντάδες ή χιλιάδες των μη αναγνωσμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Θα εξοικονομήσετε περισσότερο χρόνο στα πραγματικά σημαντικά καθήκοντα και δεν θα περνούν ώρες Messing περίπου με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
Ο Aytekin TankΞέρω πολλούς ανθρώπους που αγαπάμε όλα τα μηνύματα σας χωρίς να διαγράψετε οποιαδήποτε. Ως αποτέλεσμα της γραμματοκιβώτιό τους αρχίζει να μοιάζει με Twitter ζωοτροφών. Αυτό είναι άβολο. Θα συνεχώς χαθείτε στα γράμματα.
Ας υποθέσουμε ότι χρησιμοποιείτε το Gmail - αν και αυτή η μέθοδος μπορεί να προσαρμοστεί σε κάθε πάροχο (Hotmail, «Yandex», Yahoo) ή e-mail client (Outlook, Thunderbird ή Sylpheed). Πάρτε μια ματιά καταθέσεις των μη αναγνωσμένων μηνυμάτων και να προχωρήσει.
1. Καθαρίστε τα εισερχόμενά σας
Έτσι, με την υιοθέτηση της μεθόδου της Inbox Zero, θα πρέπει να δράσει αποφασιστικά. Ανοίξτε το «Εισερχόμενα», επιλέξτε όλα τα συσσωρευμένα υπάρχουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να αρχειοθετήσετε όλα αυτά ταυτόχρονα. Για κάποιους θα φανεί υπαρκτό τρέλα, αλλά Tank συνιστά να κάνει ακριβώς αυτό.
Ο Aytekin TankΘα πρέπει να ξεκινήσετε με ένα άδειο γραμματοκιβώτιο. Αυτός ο οδηγός δεν σας βοηθήσει, αν το «Εισερχόμενα» συσσωρευμένη δεκάδες χιλιάδες γράμματα. Έτσι Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας τα πάντα, και να αρχίσει από το μηδέν.
2. Αντιμετωπίστε τις επιστολές σας με χρονολογική σειρά
Για την ανάπτυξη αυτής χρήσιμη συνήθεια, θα χρειαστείτε ένα ορισμένο πειθαρχία. Όταν επεξεργάζεστε e-mail σας, ξεκινήστε με το παλαιότερο μήνυμα και να προχωρήσουμε σε φρέσκο. Έτσι θα σώσει μια χρονολογική σειρά και να μην μπερδευτείτε.
Διαδικασία της γραφής θα σας βοηθήσει δύο λειτουργίες στο Gmail:
Ενεργοποιήστε το «Auto-εκ των προτέρων». Για να το κάνετε αυτό, πηγαίνετε στο «Ρυθμίσεις» → «General», μεταβείτε στο “Αυτόματη εκ των προτέρων” και ενεργοποιήστε το. Τώρα, όταν απαντάτε ή δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας των μηνυμάτων στο Gmail δεν θα σας να επιστρέψετε στη λίστα των εισερχόμενων μηνυμάτων, και εμφανίζει το ακόλουθο μήνυμα. Έτσι θα είστε σε θέση να χειριστεί το επιστολές ένα-ένα με τη σειρά που λαμβάνονται, δεν έχει σημασία τι περισπασμούς.
Στη συνέχεια, ενεργοποιήστε το κουμπί «Αποστολή & Αρχείο» εάν δεν έχετε ενεργοποιήσει. Ανοίξτε το «Ρυθμίσεις» → «Γενικά» και να βρει την επιλογή “Εμφάνιση της” Αποστολή και αρχειοθέτηση “στην απάντηση.” Έτσι θα εξοικονομήσετε χρόνο. Μετά από όλα, αν έχετε ήδη απαντήσει στην επιστολή, δεν υπάρχει νόημα να το κρατήσει στο «Εισερχόμενα», έτσι δεν είναι; Κάντε κλικ στο κουμπί υποβολής, και το email μετακινείται αυτόματα στο αρχείο.
Και ένα άλλο σημαντικό πράγμα:
Ο Aytekin TankΜην χρησιμοποιείτε το email και chat. Δεν υπάρχει τίποτα χειρότερο από το να παράγουν πολύ μακρά αλυσίδα Απάντηση από συνεχώς αναφέρεται γράμματα. Αν πρέπει να μιλήσουμε, χρήση instant messenger, συνομιλίας Slack ή επικοινωνήστε τηλεφωνικά. E-mail δεν είναι κατάλληλο για το σκοπό αυτό.
3. Απαντήθηκε - Αρχεία
Ο βασικός κανόνας είναι η μέθοδος των εισερχομένων Zero: το φάκελο «εισερχόμενα» - αυτό δεν είναι το μέρος όπου θέλετε να αποθηκεύσετε το μήνυμα. Όλα τα e-mails στο γραμματοκιβώτιο πρόκειται να υποβληθούν σε επεξεργασία αμέσως. Διαβάστε ένα προς ένα και να απαντήσει σε οποιαδήποτε και να αρχειοθετήσετε, εάν το μήνυμα απαιτεί μια απάντηση, ή απλά να αρχειοθετήσετε το, αν το μήνυμα απόκρισης δεν είναι απαραίτητη.
Εάν δεν μπορεί να ανταποκριθεί άμεσα σε κάθε e-mail, υπάρχουν δύο επιλογές:
- Αποθηκεύστε το σε σας εφαρμογή διοργανωτής. Αυτό μπορεί να είναι το Evernote, το OneNote, ή οποιοδήποτε έργο του διαχειριστή. Ρυθμίστε την ημερομηνία κατά την οποία το πρόγραμμα θα σας υπενθυμίσει να γράψετε μια απάντηση στο σωστό χρόνο.
- Αν μπορείτε να γράψετε απλώς την απάντηση, αλλά ο στόχος είναι να το πάρει μετά από λίγο, χρησιμοποιήστε το μεταγενέστερης παράδοσης στο Gmail. Το ίδιο μπορεί να το Outlook, Thunderbird και άλλους πελάτες.
4. Μόλις το κάνετε
Όλες οι εντολές του μεγάλου και ισχυρού David Allen. Αν το e-mail απαιτεί δράση, η οποία διαρκεί μερικά λεπτά, μόλις το κάνω τώρα. Μην αντιγράφετε την επιστολή του προς τον με-να κάνουμε λίστα. Μην το αφήνετε στο «Εισερχόμενα» φάκελο.
Ο Aytekin TankΑν χρειαστεί να κάνετε μια πληρωμή, μόλις το κάνω τώρα. Αν χρειαστεί να υποβάλετε σχόλια σε ένα συνάδελφο να στείλετε αμέσως. Εάν η υπόθεση παίρνει μερικά λεπτά, δεν έχει νόημα να τεθεί εκτός λειτουργίας.
5. Χρησιμοποιήστε τις συντομεύσεις πληκτρολογίου
συντομεύσεις να μειώσει σημαντικά το χρόνο για την επεξεργασία e-mail. Μαζί τους, δεν θα πρέπει να οδηγήσει το δείκτη του ποντικιού πέρα δώθε. Δεξαμενή συνιστά να θυμόμαστε και να χρησιμοποιήσει τα τρία hotkey:
- πλήκτρο E επιτρέπει να αρχειοθετήσετε γρήγορα το μήνυμα. Διαβάστε, πατήστε το πλήκτρο Ε, αρχειοθετούνται. Είναι απλό.
- πλήκτρο R χρησιμοποιείται για να γράψει γρήγορα μια απάντηση. Εάν θέλετε να απαντήσετε σε ένα μήνυμα, κάντε κλικ στο κουμπί, πληκτρολογήστε την απάντηση, πατάμε Enter.
- πλήκτρο F προς τα εμπρός λάβει e-mail σε άλλους παραλήπτες.
Ο Aytekin TankΔεν νομίζω ότι χρειάζεται οποιαδήποτε άλλα πλήκτρα. Στο Gmail, μπορώ να χρησιμοποιήσω μόνο τρεις συντομεύσεις. Για όλα τα άλλα, υπάρχει ένα ποντίκι. Αλλά αναφέρονται hotkeys σας επιτρέπει να πραγματοποιήσετε γρήγορα τις τρεις πιο κοινές δράσεις με e-mail, έτσι ώστε να εξοικονομήσει σημαντικό χρόνο.
6. Ρύθμιση των φίλτρων
Φίλτρα Email - απίστευτα εύχρηστο εργαλείο που κάνει πολλή δουλειά για σας. Είναι αρκετό για να τους ορίσετε μια φορά, και θα σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο.
Αν τα Εισερχόμενα βρείτε τακτικά ασήμαντα επιστολή (ανακοίνωση των υπηρεσιών του Διαδικτύου, αυτόματη αλληλογραφίας, και ούτω καθεξής), τότε είτε διαγραφείτε από αυτούς, ή να προσαρμόσετε τα φίλτρα σας σε αυτές τις επιστολές τέθηκαν στο αρχείο αυτόματα.
7. Εισερχόμενα είναι άδειο - Close-mail
Όταν προσπαθείτε να επικεντρωθεί στην εργασία, δεν μπορεί να αποσπούν την προσοχή συνεχώς μέσω e-mail. Έτσι ραβδί στους κανόνες, όταν ο φάκελος «Εισερχόμενα» είναι κενή, κοντά καρτέλα ή e-mail client το Gmail και να ξεχάσουμε το ταχυδρομείο μέσα στις επόμενες ώρες. Απλά να ασχολούνται με την εργασία.
Απενεργοποίηση όλων των ειδοποιήσεων για τα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Είναι πολύ αποσπούν την προσοχή.
Ο Aytekin TankΜπορείτε να ανοίξει εκ νέου το e-mail μέσα σε λίγες ώρες για την επεξεργασία των συσσωρευμένων μηνύματα εκεί, και στη συνέχεια να επιστρέψουν στην εργασία τους. Ο σκοπός της μεθόδου Εισερχόμενα Zero - δύναμη τον εαυτό σας να μην αποσπούν την προσοχή από τα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Θα πρέπει να διαχειριστεί το γραμματοκιβώτιό σας χωρίς να σας.
Εάν έχετε δοκιμάσει την τεχνική Εισερχόμενα Zero και είναι πρόθυμοι να σας πω τι έχεις, ή θέλετε να προτείνετε μια καλύτερη μέθοδο - γράφουν στα σχόλια.
βλέπε επίσης
- 9 προσωρινές υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου →
- Πώς να καθαρίσετε το λογαριασμό σας στο Gmail από όλα τα περιττά →
- 7 επεκτάσεις για το Gmail, το οποίο θα σας εξοικονομήσει χρόνο →