Πώς να μετατρέψει «Google Φύλλα» σε άριστη GTD σύστημα

Το 2001 ένα βιβλίο εμφανίστηκε στα ράφια των καταστημάτων "Πώς υποθέσεις με τη σειρά: η τέχνη του χωρίς άγχος παραγωγικότητας«Συγγράψει ο David Allen (David Allen). Στην εμπειρογνωμόνων της στην παραγωγικότητα και τη διαχείριση του χρόνου απέδειξε πόσο σημαντικό είναι να έχουμε ένα δοκιμασμένο σύστημα για προσωπικούς, επαγγελματικούς και άλλους λόγους.

Allen εισήγαγε ένα σύστημα που ονομάζεται GTD, Η οποία έχει βοηθήσει ένα μεγάλο αριθμό ανθρώπων βάλει τάξη τις υποθέσεις τους. Ως ένα είδος κέλυφος μπορεί να χρησιμοποιηθεί για διάφορες υπηρεσίες, όπως Wunderlist, Todoist, Trello και Evernote, αλλά συχνά είναι πολύ περίπλοκη και δεν είναι αρκετά λειτουργικό. Οι υπηρεσίες αυτές έχουν καθόλου προφανές, αλλά μια αξιόλογη εναλλακτική λύση - «Υπολογιστικά φύλλα Google«.

Πλεονεκτήματα σε σχέση με άλλες εφαρμογές

1. Καλή οπτικοποίηση = καλύτερη κατανόηση

Διαταραχή, φυσική ή ψηφιακή - είναι το πραγματικό πρόβλημα με τις φυσιολογικές συνέπειες. Ένα από τα σημαντικότερα - απώλεια της αποτελεσματικότητας. Αν κοιτάξει κανείς τον κατάλογο των έργων, τα οποία καταλαμβάνουν πολύ χώρο για το κείμενο και όλα τα είδη των επενδύσεων, ξεκινά το μυαλό σας να πανικοβάλλεστε. Εξαιτίας αυτού, θα γίνει λιγότερο παραγωγικοί.

«Υπολογιστικά φύλλα Google», με τη σειρά του, - μια σειρά από γραμμές και στήλες. Ακόμα και όταν μπροστά στα μάτια σας 35 έργα, όλα αυτά είναι απλά τα στοιχεία του πίνακα: το γνωστό, συμπαγές και ταυτόχρονα γεμάτο πληροφορίες.

2. Εύκολο να εισάγετε και να επεξεργαστείτε

Καλό σύστημα παραγωγικότητα - είναι αυτός που είναι εύκολο να εισάγετε πληροφορίες. Τίποτα δεν πρέπει να παρεμβαίνει με την προσθήκη των έργων και εργασιών, καθώς και την αλλαγή τους.

Για να προσθέσετε κάτι στο τραπέζι, αρκεί να κάνετε κλικ στο κελί και πληκτρολογήστε το κείμενο. Δεν υπάρχουν τσιμπούρια, τις επιλογές και τα κουμπιά - απλά εισάγετε το κείμενο το μόνο που χρειάζεται.

Εάν είναι απαραίτητο, κάπου για να προσθέσετε μια στήλη, τα κύτταρα συγχώνευση, και ούτω καθεξής - μια ποικιλία από επιλογές.

3. ευκαμψία

Κάθε παραγωγικότητα του συστήματος πρέπει να είναι αρκετά ευέλικτες. Θα πρέπει να είναι άνετα ταξινόμησης και φιλτραρίσματος περιεχομένου με βάση την αλλαγή των προτεραιοτήτων. «Υπολογιστικά φύλλα Google» σας επιτρέπουν να δημιουργήσετε φίλτρα που βασίζονται σε διαφορετικά κριτήρια.

Μερικοί άνθρωποι που τηρούν GTD και άλλα συστήματα που χρησιμοποιούνται σε κάθε πλαίσιο έργο. Για κάθε ένα από αυτά επικολλημένη ετικέτα, όπως «@ τηλέφωνο» ή «@ υπολογιστή», μπορείτε να δείτε Μόνο οι περιπτώσεις που είναι εφικτό όπου και αν βρίσκεστε, καθώς και με τα εργαλεία που έχουμε από εσάς σύμφωνα με το χέρι.

Στο «Υπολογιστικά φύλλα Google» είναι πολύ εύκολο να διατηρηθεί προσαρμοσμένα φίλτρα με πολλαπλά κριτήρια. Είστε ελεύθεροι να καλέσετε αυτά τα φίλτρα, όπως θέλετε, η οποία επιταχύνει την αναζήτηση για αυτούς.

4. Η απλότητα και το εύρος των δυνατοτήτων

Ένα από τα κύρια πλεονεκτήματα των πινάκων - απλότητά τους. Και επειδή είναι εύκολο στη χρήση, παρέχουν πολλές ευκαιρίες. Αυτά είναι τοποθετημένα με ευκολία και να επικοινωνούν με άλλες πληροφορίες.

Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα κελί με απλό κείμενο, και μπορείτε να γράψετε έναν τύπο που συνδυάζει πολλά κομμάτια των δεδομένων στη λειτουργία. Εσείς αποφασίζετε πώς θα πρέπει να συνδέεται με τα δεδομένα σας.

5. Cross-πλατφόρμα

Όλα τα παραπάνω ισχύει για οποιοδήποτε πρόγραμμα για τη δημιουργία υπολογιστικών φύλλων: Microsoft Excel, LibreOffice, OpenOffice Calc, Αριθμοί η Apple, και ούτω καθεξής. Σε όλες - τις ίδιες βασικές αρχές των σειρών, στήλες και τους τύπους. Αλλά «Υπολογιστικά φύλλα Google» λειτουργεί πλήρως στο σύννεφο, με γρήγορη και αξιόπιστη.

Είστε ελεύθεροι να συνεργαστεί με οποιοδήποτε λειτουργικό σύστημα, από οποιαδήποτε συσκευή. Αρκεί να έχετε μια σύνδεση στο Internet και ένα πρόγραμμα περιήγησης εγκατασταθεί.

παραδείγματα της χρήσης

Σας GTD-έγγραφο μπορεί να περιέχει οποιοδήποτε αριθμό φύλλων. Φανταστείτε ότι έχουν επτά.

1. έργα. Allen ορίζει ένα έργο ως έργο, το οποίο αποτελείται από περισσότερα από δύο στάδια και η εφαρμογή των οποίων απαιτεί έως και 12 μήνες. Στη λίστα, μπορείτε να κάνετε τα πάντα - ακόμα και το έργο μπορεί να αντικατασταθεί λάδι κινητήρα.
2. Προσεχώς επιχειρήσεων. Μια λίστα με τα πράγματα που μπορείτε να κάνετε τώρα. Μπορείτε να καθορίσετε τις κατά προσέγγιση ημερομηνίες και υλοποίηση κατά προτεραιότητα.
3. προσδοκία. Πράγματα που μπορείτε επιδόσεις περιμένουμε από τους άλλους ανθρώπους. προσθέστε συναφών έργων και αρχείο, εάν είναι επιθυμητό, ​​για την τελευταία φορά που μίλησε σε αυτούς τους ανθρώπους.
4. ημερήσια διάταξη. Τα έργα που πρέπει να συζητηθεί κατά τις τακτικές συναντήσεις. Για παράδειγμα, αν μιλάμε για έναν συνάδελφο εβδομαδιαία πρόσωπο με πρόσωπο, στη συνέχεια συμπληρώστε εδώ που θέλει να διαπραγματευτεί μαζί του. Είναι επίσης δυνατό να προσθέσετε μια στήλη με συναφή έργα.
5. εκκολαπτήριο. Λίστα τα πράγματα που θέλετε να κάνετε κάποια μέρα, αλλά ακόμα δεν ξέρω πότε ακριβώς.
6. εβδομαδιαία ανασκόπηση. Ο κατάλογος των εργασιών που εκτελείτε όταν Συνοψίστε την εβδομάδα. Αυτό μπορεί να είναι να ελέγξετε τα υφιστάμενα έργα και την προσθήκη νέων, το κλείσιμο των «ουρές», και ούτω καθεξής.
7. ολοκληρωμένα έργα. Χαράξει ολοκληρωθεί το έργο και να την τοποθετήσετε στη λίστα και σήμα όταν τελειώσει. Εάν το έργο ακριβώς έπρεπε να απαλλαγούμε από, είναι, επίσης, να καταγράφεται.

έργα

Ο αριθμός των στηλών σε αυτό το φύλλο μπορεί να είναι διαφορετική, αλλά υπάρχουν δύο κύριες, κατά την οποία το σύνολο υπόλοιπα σύστημα: «Project ID» και «Προσεχείς υποθέσεις.»

Έργο ID - είναι μοναδικό αριθμό. Εκχώρηση αναγνωριστικών εκτείνεται πέρα ​​από φύλλα «Google«. Μπορούν να κρατήσει όλα τα οργανωτικά του συστήματός σας. Για παράδειγμα, αν αποθηκεύετε αρχεία και σημειώσεις που σχετίζονται με τα έργα σε άλλες υπηρεσίες, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τους ίδιους αριθμούς σε αυτά. Αυτό επιταχύνει σημαντικά την έρευνα για τα αρχεία και τις πληροφορίες, και σας επιτρέπει να μην κρατήσει πολλά πράγματα στο μυαλό.

Στη στήλη «Οι επερχόμενες περιπτώσεις» παρακολουθούνται οι τρεις πτυχές του κάθε έργου:

• πόσες περιπτώσεις προστίθενται στην καρτέλα «Προσεχώς υποθέσεις»?
• πόσα στοιχεία που σχετίζονται με αυτό το έργο είναι η καρτέλα «Αναμονή»?
• ως στοιχεία που σχετίζονται με το έργο, που βρίσκεται στην καρτέλα «Ατζέντα».

τύπος - μια απλή συνάρτηση του αριθμού, η οποία επαληθεύει αυτές τις τρεις καρτέλες, και παρέχει πληροφορίες σχετικά με τον αριθμό των δραστηριοτήτων που συνδέονται με αυτό το αναγνωριστικό του έργου. Η στήλη αυτή σας δίνει τη δυνατότητα να βρείτε γρήγορα τα έργα χωρίς τις εργασίες που εκτελούνται. Η σειρά των «0 | 0 | 0 «δείχνει ότι είναι απαραίτητο είτε για να προσθέσετε δράσεις για το έργο ή να αναβάλει αυτό.

«Αναμονή» και «Ατζέντα»

Σε αυτές τις σελίδες να αναφέρει το όνομα του ατόμου που χρειάζεστε από αυτόν, και όταν ρώτησε γι 'αυτό, ισχύει για κάθε έργο. Αν συνεδριάζει τακτικά με αυτό το άτομο, τότε αποστέλλεται στον «ατζέντα». Όταν δεν μπορείτε να τον δείτε μόνο περιστασιακά, στη συνέχεια, προσθέστε στο «Αναμονή».

εκκολαπτήριο

Σε συνέντευξή του, ο Allen είπε ότι αν υπάρχει σχέδιο για μια εβδομάδα δεν έχει προχωρήσει ούτε στο ελάχιστο, να τη στείλει στο «Θερμοκοιτίδα». Η ιδέα είναι απλή: αν δεν κάνει ένα έργο σε τακτική βάση, στη συνέχεια, αφαιρέστε το από τη λίστα, η οποία είναι συνεχώς στο μυαλό. Εξαιτίας αυτού του έργου υπάρχει ένα χάος και, ως εκ τούτου, υπάρχει ένα ψυχολογικό εμπόδιο για την εφαρμογή σημαντικών υποθέσεων.

Κάθε εβδομάδα, ματιά στο «Θερμοκοιτίδα» και είτε να αλλάξετε την κατάσταση του έργου για την «ενεργό» ή δεν το αγγίζετε, ή αφαιρεθεί εντελώς.

εβδομαδιαία ανασκόπηση

Αυτή η καρτέλα σας βοηθά να βεβαιωθείτε ότι σας λίστες βοήθεια για να βελτιώσουν την προσωπική και επιχειρηματική ζωή σας. Έτσι, θα πρέπει να αναθεωρήσουν συνεχώς τους καταλόγους αυτούς και να τους κρατήσει ρεύμα.

«Εβδομαδιαία ανασκόπηση» μπορεί να αποτελείται από ερωτήσεις και ιδέες για προβληματισμό. Μάλιστα, ο κατάλογος των μοναδικών ερεθίσματα που θυμίζουν την ανάγκη του έργου. Επίσης, βοηθάει για να ελέγξετε εάν εξακολουθείτε να επιτύχετε τους στόχους σας για τους σκοπούς σας.

ολοκληρωμένα έργα

Εάν πρέπει να θυμηθούμε το αποτέλεσμα ενός έργου, για να βοηθήσει το φύλλο. Και ακόμα κι αν ξέρετε τι έχει τελειώσει το έργο - για παράδειγμα, που το έριξε - ότι μερικές φορές είναι χρήσιμο να μάθετε πότε θα γίνει αυτή την απόφαση.

«Υπολογιστικά φύλλα Google» Χρήσιμες Λειτουργίες

σημειώσεις

Μπορούν να χρησιμοποιηθούν με διάφορους τρόπους. Ένας από αυτούς - να γράψετε όλες τις πιθανές επερχόμενες περιπτώσεις για ένα συγκεκριμένο έργο. Στη συνέχεια, μπορείτε να αντιγράψετε απευθείας στη λίστα των «Προσεχώς υποθέσεις», προσθέτοντας την επιθυμητή ημερομηνία ολοκλήρωσης.

Σημειώσεις είναι επίσης χρήσιμα για τον προορισμό τους. Προσθήκη σημειώσεων για την κατάσταση του έργου, για να γιορτάσει σημαντικά ορόσημα και να προσθέσετε χρήσιμες πληροφορίες.

Για να προσθέσετε μια σημείωση, κάντε δεξί κλικ στο κελί και επιλέξτε «Εισαγωγή σημείωσης».

σχόλια

Τα σχόλια, σε αντίθεση με τις σημειώσεις είναι αυτόματα διαμορφωθεί υπερσυνδέσμους που μπορεί μερικές φορές να είναι χρήσιμη. Αριθμός σχολίων που εμφανίζεται στην καρτέλα φύλλου στο κάτω μέρος. Εκτός από τα σχόλια, μπορείτε να συνεργαστείτε με άλλους χρήστες. Προσθέτουν παρόμοιες σημειώσεις.