Πώς να τα καθήκοντα ομάδα που εξακολουθούν να έχουν το χρόνο

Ο καθένας έχει από καιρό γνωστό ότι multitasking δεν είναι και τόσο καλό πράγμα: ότι δεν μας επιτρέπει να επικεντρωθεί ουσιαστικά σε κάτι ένα.

Το θέμα είναι ότι η μετάβαση από το ένα έργο στο άλλο παίρνει πολύ χρόνο - υποστηρίζεται από την έρευναMultitasking: Κόστος αλλαγής. Οι άνθρωποι εργάζονται πιο αποτελεσματικά, εισέρχονται στην κατάσταση ροή: Πλήρως εστιάζοντας σε μία συνεδρία, χωρίς να αποσπάται η προσοχή σε οτιδήποτε άλλο.

Δυστυχώς, για να πιάσει η ροή αποδεικνύεται όχι πάντα, γιατί είμαστε συνεχώς πλημμυρίζουν με ένα σωρό διαφορετικά πράγματα που απαιτούν την προσοχή μας. Ωστόσο, υπάρχει μια τεχνική που επιτρέπει την ελαχιστοποίηση της σπατάλης χρόνου και ενέργειας για την εναλλαγή μεταξύ των διαφόρων δραστηριοτήτων. Αυτό ονομάζεται «ομάδα», ή «ομαδοποίηση» εργασίες (εργασία παρτίδων).

Η ουσία αυτής της μεθόδου είναι τα εξής: μπορείτε να συνδυάσετε το ίδιο είδος του προβλήματος στα λεγόμενα πακέτα, και στη συνέχεια να εκτελέσει τους σε ένα πλήθος. Είναι απλό.

Γιατί είναι χρήσιμο να τα καθήκοντα της ομάδας

Κάντε πράγματα τυχαία ευκολότερος τρόπος: Δεν χρειάζεται να κάνετε μπάνιο με το σχεδιασμό, την ιεράρχηση και άλλα βαρετό για. Μπορείτε θυμήθηκε κάτι - και το έκαναν. Και στη συνέχεια μετακόμισε στην επόμενη εργασία.

Αυτό είναι ακριβώς μια τέτοια προσέγγιση δεν είναι πολύ καλό για την ικανότητά σας εστία. σύμφωνα με μια μελέτηΤο πραγματικό κόστος της multi-taskingΔημοσιεύθηκε στην Ψυχολογία περιοδικό Σήμερα, ένα άτομο χάνει έως και το 40% της χωρητικότητάς της κατά την εναλλαγή μεταξύ μη συνδεδεμένων εργασιών.

Με άλλα λόγια, αν πρώτα γράψουν μια έκθεση, και τότε θα αρχίσουν να ανταποκρίνονται σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, και στη συνέχεια να αναλύσει τα έντυπα έγγραφα, όπως Μετά την επιστροφή πίσω στην έκθεση, κάθε φορά χρόνο προσπαθώντας να επικεντρωθεί στην νέα θέση εργασίας να χάσει, δεν φαίνεται να προηγούμενες. Tom DeMarco, συγγραφέας του βιβλίου "Ανθρώπινος παράγοντας: επιτυχημένα έργα και ομάδες«Υποστηρίζει ότι μια τέτοια» αλλαγή ταχυτήτων «διαρκεί έως 15 λεπτά, ή ακόμη περισσότερο.

Μαζική ομαδοποίηση εργασιών καθιστά ευκολότερη τη μετακίνηση από τη μία δραστηριότητα στην άλλη. Οι πιο παρόμοιους στόχους σας, τόσο το καλύτερο, τερματίζοντας μία, για να λάβει την επόμενη.

Πώς να χρησιμοποιήσετε εργασιών επεξεργασίας παρτίδα

1. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα to-do

Πρώτα απ 'όλα, γράψτε ό, τι σκοπεύετε να κάνετε σε μια λίστα απλό, γραμμή προς γραμμή. Μπορείτε να το κάνετε αυτό σε χαρτί ή σε πολλαπλές εφαρμογές για τη διαχείριση των εργασιών. Το κύριο πράγμα - για να καθορίσει τα πάντα. Ιδανικό αφιερώσει κάθε μέρα (ή τουλάχιστον μία φορά την εβδομάδα) λίγο χρόνο προγραμματισμού.

2. Χωρίστε τα καθήκοντα σε κατηγορίες

Τώρα που η λίστα είναι έτοιμη, σπάει όλα τα στοιχεία σε κατηγορίες. Μπορεί να είναι διαφορετικά - επιλέξτε αυτό που θέλετε. Το κύριο πράγμα είναι να είναι άνετο και διαισθητικό.

Για παράδειγμα, πληκτρολογείτε «Απάντηση σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου» προβλήματα ή «συναδέλφους Call» στις «διαπραγματεύσεις» ενότητα και «Γράψτε ένα άρθρο» και «οι αλλαγές κάνουν» στην ενότητα «Κείμενο». Δημιουργήστε ξεχωριστή κατηγορία για δουλειές του σπιτιού, τα καθήκοντα εργασίας, τα ψώνια και ούτω καθεξής. Καθοδηγούμενη σε μια τέτοια ταξινομημένη λίστα θα είναι ευκολότερη.

Μια άλλη επιλογή - να συλλέγουν εργασίες σε συσκευασίες όπου θα πρέπει να εφαρμοστούν. Για παράδειγμα, συνδέει όλες τις αγορές για τη θέση του «σούπερ μάρκετ» και εργάζεται την υπόθεση για «Office» και ούτω καθεξής. Έτσι, αν βρείτε τον εαυτό σας κοντά στο κατάστημα, θα είστε σε θέση να δείτε τη λίστα σας και να δείτε με μια ματιά όλες τις αγορές που χρειάζεστε.

3. χρόνος λειτουργίας

Μαζική επεξεργασία των καθηκόντων λειτουργεί καλά σε συνδυασμό με τη λεγόμενη μέθοδο χρόνο αποκλεισμού. Μόλις σπάσει σε κομμάτια στη λίστα των κατηγοριών, επιλέξτε το καθένα από αυτά κάτω από ένα ορισμένο χρονικό διάστημα της ημέρας. Και προσθέστε το αντίστοιχο μπλοκ στο ημερολόγιό του. Για μια φορά μόνο μονάδα που ασχολείται με τις υποθέσεις της ίδιας κατηγορίας, και να αγνοήσει τους άλλους.

Μια άλλη επιλογή - να συνδεθεί με τη συσκευασία Task δημοφιλής τεχνική Pomodoro. 25 λεπτά, που κάνετε, χωρίς να αποσπάται η προσοχή από τα καθήκοντα του πακέτου. Στη συνέχεια, το υπόλοιπο 5 λεπτά. Στη συνέχεια, επαναλάβετε τον κύκλο με μια άλλη ομάδα περιπτώσεις.

4. Εξετάστε την παραγωγικότητα αιχμής σας

Ορίστε την ώρα της ημέρας, όταν είστε πιο παραγωγικοί. Για τους περισσότερους ανθρώπους σήμερα το πρωί, αλλά υπάρχουν κουκουβάγιες, η οποία είναι πιο εύκολο να επικεντρωθεί στο σκοτάδι. Βρείτε την παραγωγικότητα κορυφή σας και προσπαθήστε να εκτελέσει τα καθήκοντα των κατηγοριών προτεραιότητας αντιπροσώπευε γι 'αυτό.

5. Εξάλειψη περισπασμούς

Όταν τα έσοδα για την επόμενη ομάδα καθηκόντων, βεβαιωθείτε ότι δεν έχετε λάθος να διαταράξει ειδοποίηση ή τηλεφωνική κλήση. Μπορείτε να επιλέξετε μια συγκεκριμένη ώρα για να ελέγξετε το smartphone. Εφ 'όσον κάνετε τα καθήκοντα από μία κατηγορία, δεν ανησυχείτε για το υπόλοιπο.

Ποιες εργασίες μπορούν να συναρμολογηθούν σε ομάδες

Στην πραγματικότητα, σε γενικές γραμμές, υπάρχουν. Scott Young, ένας συγγραφέας, ένας προγραμματιστής, ένας επιχειρηματίας και ένας μεγάλος ανεμιστήρας των καθηκόντων επεξεργασίας της παρτίδας, καταλήγοντας σε20 Συμβουλές για δοσολογίας για να εξοικονομήσετε χρόνο και να διευκολύνετε τη ζωή σας Μερικά παραδείγματα:

• E-mail. Tim Ferriss, συγγραφέας του βιβλίου "Πώς να εργάζονται τέσσερις ώρες την εβδομάδα«Μερικές φορές λαμβάνει 300 e-mails ανά ώρα. Και παρά την ένταση, τους απαντά μόνο μία φορά την ημέρα ειδικά αναιρέσει χρόνο μόνο για αυτό.
• Ανάγνωση. Διαβάστε κάτι στο μεταξύ φορές είναι σχεδόν άχρηστο, επειδή εξακολουθούν να θυμάστε λίγο. Είναι καλύτερα να καθορίσει για τον εαυτό σας όταν προτιμούν να λαμβάνουν τις πληροφορίες προσεκτικά, και να κάνει το χρόνο να διαβάσει.
• Οι τηλεφωνικές κλήσεις. Γράψτε τα ονόματα των ανθρώπων που θα πρέπει να καλέσετε και τους αριθμούς τηλεφώνου τους σε έναν κατάλογο. Στη συνέχεια, καλούν όλους τους υποψηφίους από τη λίστα με τη μία. Πρώτον, δεν θα πρέπει να αποσπούν την προσοχή από τις τηλεφωνικές συνομιλίες για μια ακόμη φορά. Δεύτερον, θα είστε σε θέση να επιλέξετε την ώρα της ημέρας, όταν οι άνθρωποι είναι λιγότερο απασχολημένος και μπορεί να σου μιλήσω.
• Ψυχαγωγία και διασκέδαση. Μεταφέρετε όλη τη διασκέδαση - ταινίες, παιχνίδια στον υπολογιστή, τα πόδια - στο τέλος της ημέρας. Είναι smotiviruet να τελειώσει γρήγορα το έργο, και θα είναι πιο εύκολο να χαλαρώσετε, γνωρίζοντας ότι όλα τα πράγματα σήμερα έχουν ήδη μετατραπεί.
• Αγορές ταξίδι. Πριν φύγετε από το σπίτι, να συγκεντρώσει σε ένα σωρό από όλα τα πράγματα, τα καταστήματα και τα θελήματα και να εκτελέσει τους με μία κίνηση. Για παράδειγμα, μπορείτε να επισκεφθείτε το σούπερ μάρκετ, ταχυδρομείο και καθαριστήριο ταυτόχρονα. Αυτό όχι μόνο εξοικονομεί χρόνο, αλλά και βενζίνη.
• Αλληλογραφία σε κοινωνικά δίκτυα. Πάρτε μια ώρα το βράδυ για να κάνει chat στο Διαδίκτυο. Και το υπόλοιπο του χρόνου να κρατήσει τους πελάτες ανακοινώσεις των κοινωνικών δικτύων είναι απενεργοποιημένη.
• Μαγειρική. Το πιο πιθανό, μπορείτε συνεχώς να μην έχουν αρκετό χρόνο για να μαγειρέψουν κάτι κάθε μέρα. Ευτυχώς, ο πολιτισμός μας έχει δώσει μια τέτοια μονάδα, όπως φούρνο μικροκυμάτων. Στιγμή της ημέρας 1-2 προς έτοιμα γεύματα την επόμενη εβδομάδα, και στη συνέχεια να το ζεσταίνετε.
• Επισκευή. Πάρτε μαζί και τελικά να κάνει όλα εκείνα τα μικρά δουλειές που έχουν να περιμένουν στα φτερά. Αντικατάσταση καεί λαμπτήρες, επισκευάσει τη λαβή της πόρτας και μια βρύση που στάζει.
• Σκέψεις. Μπορείτε πάντα ότι προσπαθείτε να κάτι το σχέδιο, για να λύσει κάποια προβλήματα, αλλά αυτό δεν λειτουργεί για σας; Scott Νέοι συμβουλεύει ακόμα και ένα τέτοιο πράγμα ως τρόπο σκέψης, που ασχολούνται με ένα αυστηρά καθορισμένο χρονικό διάστημα. Αποκτήστε τη συνήθεια κάθε εβδομάδα με το σχέδιο για 2-3 ώρες, από ό, τι αναλάβει και ποιοι είναι οι στόχοι που θέλετε να επιτύχετε.

Ω, και αν πρόκειται για αυτό, η προετοιμασία των δεμάτων της αποστολής - είναι επίσης μια πρόκληση. Ως εκ τούτου διαθέτει ιδιαίτερη στιγμή, κατά προτίμηση το βράδυ, για να διανείμει τα στοιχεία στη λίστα σας αύριο.