Όπως έχουμε επιτρέψει email για να κυβερνήσει τον εαυτό τους και τι πρέπει να κάνετε
Παραγωγικότητα Σχέση / / December 19, 2019
Εάν εργάζεστε με e-mail φαίνεται σε σας, αν έχετε παίξει το παιχνίδι, όπου θα πρέπει να «καλύψουν» με ένα σφυρί παίρνει ξαφνικά στο ένα ή το άλλο mole βιζόν, δεν είστε μόνοι. Στείλτε e-mail της προεπιλεγμένης - το κύριο κανάλι επικοινωνίας των επιχειρήσεων. επί αξιολογήσεις Radicati ομάδας, ο μέσος υπάλληλος γραφείου δέχεται περίπου 100 ηλεκτρονικά μηνύματα την ημέρα. Αυτός ο αριθμός αυξάνεται κάθε χρόνο κατά 15%. Τον Ιούλιο του 2012, η εταιρεία συμβούλων McKinsey Global Institute δημοσίευσε μια έκθεση με τίτλο «Η κοινωνική οικονομία: η αύξηση αξίας και της παραγωγικότητας μέσω των κοινωνικών τεχνολογιών »(Η Κοινωνική Οικονομία: Αποδέσμευση αξίας και παραγωγικότητας μέσω της κοινωνικής Technologies). Λέει ότι οι βαθμό και το αρχείο εργαζόμενοι δαπανούν το 28% του χρόνου τους που εργάζονται για τη διαχείριση των e-mail.
Σκεφτείτε το. Αν έχετε ένα 50-ωρών εργασίας την εβδομάδα, οι 14 ώρες έχουν ξοδεύετε την ανάγνωση και τη γραφή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Είναι απίθανο να περνούν περισσότερο χρόνο στο Word, Excel ή άλλα προγράμματα εργασίας.
Ίσως τα στοιχεία αυτά δεν θα ήταν πρόβλημα αν το email ήταν πράγματι ένα αποτελεσματικό κανάλι επικοινωνίας. Μάλλον, είναι τόσο για ορισμένες εταιρείες. Αλλά στις περισσότερες περιπτώσεις δεν είναι. Φυσικά, e-mail έχει το δικαίωμα να υπάρχει, αλλά να μην εμπλακούν. έρευνα επίδειξηΑυτή η συνεχής έλεγχος των εισερχόμενων μειώνει το IQ.
Τα τελευταία χρόνια, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο έχει γίνει μια πραγματική μάστιγα των επιχειρήσεων επικοινωνιών. Παρ 'όλα αυτά, δεν πρέπει να κατηγορηθεί για όλα τα δεινά. Κατηγορώντας τεχνολογία είναι βολικό: είναι μια καλή δικαιολογία για να μην κοιτάξει στον καθρέφτη. Μετά από όλα, αν κοιτάξουμε μέσα, θα καταλάβετε ότι το πρόβλημα δεν είναι στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ως τέτοια, αλλά το πώς τις χρησιμοποιούμε.
Το θέμα δεν είναι να εγκαταλείψει e-mail (αν και μερικοί το κάνουν). Η ιδέα είναι να το χρησιμοποιήσει ορθολογικά.
Πού να αρχίσει;
Καταλάβετε, e-mail ≠ συνομιλία
Με e-mail δεν μπορεί να συμμετάσχει σε διάλογο με τον ίδιο τρόπο όπως και στην πραγματική ζωή. Στις επιστολές υπάρχει πάντα χρονικά διαστήματα, και τα μηνύματα κειμένου δεν προορίζονται για στενή φιλία εμφανίζεται στο άλλο μέρος. Justin Kruger (Justin Kruger) από το Πανεπιστήμιο της Νέας Υόρκης και Νικολάου Epley (Nicholas Epley) του Πανεπιστημίου του Σικάγο αποδείχθηκεΑυτή η απουσία μη λεκτικά σήματα άνθρωποι ερμηνεύουν λανθασμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Οι ψυχολόγοι έχουν διαπιστώσει ότι για να ερμηνεύσει σωστά η διάθεση είναι μόνο οι μισές από τις περιπτώσεις που λαμβάνονται σε ένα μήνυμα κειμένου. Smilies, δυστυχώς, δεν βοηθούν, για παράδειγμα, να διακρίνει το χιούμορ του σαρκασμού. Αυτό συχνά οδηγεί σε παρανοήσεις. Είστε έτοιμοι κάθε στιγμή να ρίξει ένα νόμισμα σε μια προσπάθεια να μαντέψει αν ο συνομιλητής σας είναι σαφής υπόσχεση;
Ακολουθήστε τον κανόνα των τριών γραμμάτων
Η αποδοχή του γεγονότος ότι το email δεν είναι το καλύτερο μέρος για προσωπικές συζητήσεις, πηγαίνετε σε δράση.
Χρησιμοποιήστε τον κανόνα των τριών γραμμάτων: εάν το ζήτημα δεν επιλυθεί σε τρία e-mails, θα πρέπει να έχετε μια προσωπική συνάντηση.
Μπορεί να εφαρμοστεί σε λύσεις όπως τα διοικητικά καθήκοντα (για παράδειγμα, τον προγραμματισμό συναντήσεων) καθώς και το προσωπικό. Θα σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο και θα προστατεύει από διάφορες απογοητεύσεις. Ωστόσο, σαν να μην είναι για όλους, να είναι έτοιμη να δυσαρέσκεια κάποιων συντρόφων. Με ένα λογικό ποσοστό των υποθέσεων, αλλά ο χρόνος είναι για να απαλλαγούμε από την εγκατάσταση «για όλα τα θέματα πήρε ταχυδρομείου.»
Μην αποφασίζει για επείγοντα θέματα e-mail
Αν το πρόβλημα είναι πολύ σημαντικό και απαιτεί την άμεση δράση, δεν θα λύσει το e-mails. Για να γίνει αυτό, υπάρχει ένα τηλέφωνο. Αφήστε αυτό να είναι ο κανόνας στην εταιρεία σας.
Μην χρησιμοποιείτε το email για να διαχειριστείτε τα καθήκοντα
E-mail - αυτό δεν είναι ένα έργο του διαχειριστή. Αλλά πολλοί άνθρωποι χρησιμοποιούν ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, υπό την ιδιότητά τους ως τέτοια. Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι είναι συνεχώς αποσπούν την προσοχή. Άνοιξα το κουτί, να διαβουλεύεται με τα καθήκοντα, και χτυπάτε τη ροή των επιχειρηματικών και προσωπικών επικοινωνιών. Είναι εύκολο να στραφούν σε αυτούς, ξεχνώντας ποια είναι η ανοικτή e-mail client.
τη διαχείριση των εργασιών έχουν ξεχωριστές εφαρμογές: Todoist, DropTask, ροή και άλλοι. Αυτό δεν είναι μια αντικατάσταση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, που έχουν ως στόχο τους στόχους που προσπαθούμε να επιτύχουμε.
Τιμή: Δωρεάν
Τιμή: Δωρεάν
Το ίδιο διαχείρισης του έργου. Trello, asana ή Basecamp - άνετα και οικονομικά εργαλεία που θα σας σώσει από τις χιλιομέτρων συζητήσεις.
Μην σκεφτείτε για το πώς να επικοινωνούν με την εξόρυξη άνθρακα στο ορυχείο
Λίγοι άνθρωποι είναι ελεύθεροι στις εργασιακές τους σχέσεις. πολλά Μισούν τη δουλειά τους, Συμπεριλαμβανομένου του γεγονότος ότι δεν μπορούν να επιλέξουν τους συναδέλφους, τους πελάτες και τους συνεργάτες τους. Μερικά από αυτά είναι πολύ «απασχολημένη» για να μιλήσει στο τηλέφωνο - καλύτερη γράψει μια ντουζίνα θέσεις, αντί για δύο λεπτά για να συζητήσουμε τα πάντα με λόγια.
Σε αυτή την περίπτωση, θα πρέπει να δώσουν προσοχή στον τρόπο επικοινωνίας (δηλαδή, ταχύτητα και ούτω καθεξής) τους. Ρωτήστε τον εαυτό σας αν θέλετε πραγματικά να αλληλεπιδρούν με τους ανθρώπους που αποφεύγουν το τηλέφωνο και να μιλάει. Δείτε τις προσφεύγουσες την κενή θέση στην επιχείρησή σας σε πιθανούς πελάτες ή πιθανούς προμηθευτές μέλλον. Αν αρχικά επικοινωνούν σαν να εξορύσσεται μεταλλεύματος στο ορυχείο, ποιες είναι οι πιθανότητες ότι θα αλλάξει;
Να είστε ενήμεροι για πέρα email ζωής
Εκεί είναι! Μην φοβάστε να κοντά γραμματοκιβώτιο. Ο κόσμος δεν κατέρρευσε. Αυτό είναι προφανές, αλλά για πολλούς μπορεί να είναι μια αποκάλυψη. Έτσι, στην εταιρεία του Klick Υγείας απαγορευτεί οι εργαζόμενοι χρησιμοποιούν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Σύμφωνα με τον Γενικό Διευθυντή, e-mail - ένα εργαλείο για τον έλεγχο παραχωρήσει πάνω από τον εαυτό τους στους άλλους.
Ποια είναι η γνώμη σας: έστω και αν τα χειραγωγεί e-mail τους ανθρώπους, Αναγκάζοντάς τους καθήκοντα και τη σειρά εκτέλεσης τους;