Πώς να γράφουν γράμματα: 6 συνιστώσες της επιστολής πειστική

Ηλεκτρονική αλληλογραφία ήταν πάντα και παραμένει το κύριο μέσο επικοινωνίας στον επιχειρηματικό κόσμο. Ένα καλά δημιουργημένο επιστολή είναι ήδη η μισή μάχη. Αλλά αυτές οι επιστολές δεν είναι σε θέση να το κάνει. Μερικές φορές, διαβάζοντας την επιστολή με πρόταση των επιχειρήσεων, δεν είναι σαφές τι ακριβώς θέλετε να την προσφορά, τι είδους οφέλη θα πάρετε από αυτό, και γιατί αφιερώσατε το χρόνο σας για την ανάγνωση και την κατανόηση αυτής της γράμματα.

Η ικανότητα να γράφουν σωστά, πειστική γράμματα έρχεται με την πρακτική. Και καλά, όταν οι εμπειρίες χωρίζονται, επιτρέποντας, έτσι, άλλοι άνθρωποι δεν το βήμα στην ίδια τσουγκράνα. Jeffrey James, συγγραφέας του βιβλίου «Business to Business Πώλησης: Λέξεις ρεύματος και στρατηγικές από τον κόσμο του Top Οι ειδικοί πωλήσεων », προσφέρει ένα απλό σύστημα κατάρτισης πειστική γράμματα, το οποίο αποτελείται από 6 βήματα.

πνευματική ιδιοκτησία Shutterstock

1. Πάντα να φανταστείτε με σαφήνεια τι πρόκειται να γράψω

Ο κύριος σκοπός της επιστολής - για να βεβαιωθείτε ότι ο παραλήπτης έχει λάβει οριστική απόφαση. Έτσι, προτού να αρχίσετε να γράφετε το e-mail, ρωτήστε τον εαυτό σας για μια ακόμη φορά για το τι είναι αυτό που θέλετε από τον αποδέκτη; Τι απόφαση θα πρέπει να λάβει μετά την ανάγνωση επιστολές σας;

Στην περίπτωση αυτή, η αβεβαιότητα - είναι ορκισμένος εχθρός σας. Η σαφέστερη ο στόχος σας, η πιο πειστική για να πάρει την επιστολή σας.

2. Ξεκινήστε την επιστολή σας με την ολοκλήρωση

το συμπέρασμά σας είναι μια δήλωση ότι η απόφαση πρέπει να ληφθεί από τον παραλήπτη με βάση το περιεχόμενο της επιστολής σας.

Στο σχολείο μας έμαθαν να αρχίσει πάντα με μια εισαγωγή. Στην περίπτωση της κατάρτισης πειστικά μηνύματα, αυτή η δήλωση είναι λανθασμένη. Στον επιχειρηματικό κόσμο, όλοι είναι πολύ απασχολημένος για να αξιολογήσει τις δεξιότητες γραφής σας. Ως εκ τούτου, θα πρέπει να πάτε κατευθείαν στο θέμα.

Για παράδειγμα, θέλετε να πάρετε από τους ανωτέρους του για την άδεια να εγκαταστήσετε ένα γυμναστήριο σε μία από τις εγκαταστάσεις της εταιρείας σας.

λάθος:

«Jim,
Όπως γνωρίζετε, απουσιών των εργαζομένων αυτή τη στιγμή είναι ένα σημαντικό πρόβλημα, το οποίο έχει ένα αρκετά ισχυρό οικονομικό αντίκτυπο τόσο στην εταιρεία μας και η άλλες εταιρείες στον κλάδο... μπλα μας μπλα μπλα... Γι 'αυτό και πρέπει να εξετάσουμε την κατανομή των χρημάτων για την επανεγκατάσταση του γυμναστηρίου στο κεντρικό γραφείο της μας της εταιρείας. "

σωστή:

«Jim,
Θέλω να έχουν εγκρίνει την εγκατάσταση ενός γυμναστήριο στο γραφείο μας. "

3. Μοιραστείτε τα επιχειρήματά σας σε λίγα εύπεπτο παραγράφους

Για τα επιχειρήματα για την υποστήριξη των ιδεών σας εύκολα διαβάσει και κατανοήσει, τους χωρίζουν σε μερικά σημεία.

άδικο

«Σύμφωνα με πρόσφατη έκθεση της κυβέρνησης ομάδας σωματική δραστηριότητα είναι εξαιρετικά σημαντική, ακόμη και παρά το γεγονός ότι μόνο λίγες εταιρείες που επιδεικνύουν τη δέσμευσή τους σε τέτοιες Προώθηση οι εργαζόμενοι. Πολλές εταιρείες καθορίζουν τέτοιες ομάδες όπως τα υποτιμημένα περιουσιακά στοιχεία, αλλά δεν έχουν σχέδιο για την εισαγωγή παρόμοιες ομάδες της βιομηχανίας, ακόμη και παρά το γεγονός ότι το γυμναστήριο είναι στενά συνδεδεμένη με την εταιρική και την προσωπική επιτυχίες. Πιστεύω ότι αν δεν εισάγουν παρόμοιες φυσικές ομάδα στην εταιρεία μας, παραμένουμε πολύ πίσω από τον ανταγωνισμό. "

σωστά

«Άσκηση στο γραφείο θα:
- για τη μείωση των απουσιών
- για την αύξηση της συνολικής παραγωγικότητας "

4. Ενίσχυση κάθε επιχείρημα αποδείξεις

Αν γράψετε μια επιστολή, που αποτελείται από ισχυρά επιχειρήματα, μπορεί να εκληφθεί ως συνεχής προσωπική άποψη και τίποτα περισσότερο. Για κάθε απόδειξη ανάγκες επιχείρημα. Πώς αλλιώς να καταλάβει τι πραγματικά εργασία;

άδικο

«Άσκηση στο γραφείο θα ήταν η καλύτερη λύση, επειδή οι άνθρωποι προτιμούν να πάνε στην εργασία και όχι την παραμονή στο σπίτι. Επίσης, θα βοηθήσει να μειώσει την συνολική επίπτωση στο γραφείο. "

σωστά

«Η μείωση της ποσότητας των απουσιών. Σύμφωνα με μια έρευνα που διεξήχθη από το Εθνικό Ινστιτούτο Υγείας μεταξύ 1.000 εταιρείες που έχουν γυμναστήρια γραφεία, απουσίες του προσωπικού κατά 20% χαμηλότερη σε αυτές τις επιχειρήσεις σε σχέση με τις επιχειρήσεις που δεν έχουν τέτοια εξοπλισμό. "

5. Επαναλάβετε το συμπέρασμά σας ως μια πρόσκληση για δράση

Στο τέλος της επιστολής και πάλι επαναλαμβάνω το συμπέρασμά της, δήλωσε από την αρχή. Μόνο που τώρα ως μια πρόσκληση για δράση. Έτσι ώστε να μην τον παραλήπτη σε ένα συγκεκριμένο συμπέρασμα, ότι πρέπει να κάνει μετά την ανάγνωση e-mail σας. Η παρούσα πρόσκληση θα πρέπει να είναι απλό και συγκεκριμένο.

άδικο

«Θα είμαστε πολύ ευγνώμονες σε σας αν έχετε υποστηρίξει αυτό το έργο.»

σωστά

«Αν απαντήσετε ναι σε αυτή την επιστολή, θα ξεκινήσει άμεσα η διαδικασία.»

6. Εισάγετε το όφελος στο θέμα

Η γραμμή θέματος της επιστολής είναι σχεδόν το πιο σημαντικό μέρος. Επειδή πρέπει να προβλέψει τη βασική γραμμή θέματος, και να ρυθμίσετε έναν παραλήπτη στην επιθυμητή διάθεση. Και γι 'αυτό θα πρέπει να το συμπληρώσουν την τελευταία αφού έχετε γράψει όλα τα επιχειρήματα και τα αποδεικτικά στοιχεία που υποστηρίζουν βασικό συμπέρασμα σας.

Στην ιδανική περίπτωση, η γραμμή θέματος θα πρέπει να λύσει δύο σημαντικά προβλήματα: γι 'αυτό θα πρέπει να ενδιαφέρονται για τον παραλήπτη ότι άνοιξε και διάβασε το γράμμα? και θα πρέπει να περιλαμβάνει το συμπέρασμα ότι θέλετε να μεταφέρει στον αποδέκτη.

Στις περισσότερες περιπτώσεις, ο καλύτερος τρόπος για να εκτελέσετε τις δύο εργασίες ταυτόχρονα - είναι να γράψει για τα οφέλη που μπορούν να αποκτηθούν ως αποτέλεσμα των επιθυμητών λύσεων για σας.

άδικο

«Οι επιπτώσεις στην υγεία των εργαζομένων σχετικά με τα γυμναστήρια πρόγραμμα εξοπλισμού στα γραφεία»

σωστά

«Πώς μπορούμε να μειώσουμε την ποσότητα των απουσιών των εργαζομένων»

Έχω ενδιαφέρονται για τη γνώμη σας. Πώς θα αντιδράσει στις δύο επιλογές και τι κανόνες θα καθοδηγούνται κατά την προετοιμασία αυτών των γραμμάτων;